Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Лучший комплимент, который я слышал:

«Ваши мероприятия скучные. Чем-то похожи на Lexus. Все работает как часы, ничего не ломается и отлично выглядит».

Пусть и ваши мероприятия будут ТАК «скучны» для участников.

Этика

Пример внутреннего риска. Правильно ли то, что вы делаете? Если вы не знаете, хорошо вы поступаете или нет, примените классический тест на этику, применяемый на Западе.

Перед тем как совершить то или иное действие, представьте, что ваше решение, в котором вы сейчас сомневаетесь, завтра будет опубликовано на первой полосе в самой главной для вас газете («Ведомости», «Московский комсомолец», «Уссурийский рабочий» – что для вас самое важное). Если вы готовы к тому, что это ваше действие будет опубликовано, – делайте это, если не готовы – не делайте.

Тест не гарантирует, что ваши действия будут признаны этичными другими людьми. Но хотя бы вы сами будете считать себя приличным человеком.

Риски, связанные с подрядчиками

Whenever there is any doubt, there is no doubt.

(«Если ситуация сомнительна – сомнений быть не может».)

Цитата из фильма Ronin

В фильме Ronin Роберт Де Ниро играет очень опытного агента. Его герой покупает оружие у незаконных торговцев. Они встречаются в безлюдном месте, торговец пересчитывает деньги и предлагает забрать товар неподалеку от места встречи – под мостом.

Герой Де Ниро говорит: «Я не пойду, пускай они идут сюда». Почему? «Если ситуация сомнительная, сомнений быть не может», – сказал он. И действительно, под мостом была ловушка. По герою Де Ниро и его коллегам стали стрелять, но осторожность опытного наемника спасла ситуацию, они выскочили из западни, получив и оружие, и деньги. Если бы он пошел, их перестреляли бы. Но предложение показалось ему чуть-чуть сомнительным…

То же – с выбором подрядчиков. Если какая-то мелочь, какая-то деталь вам не понравились и заставили засомневаться, скорее всего вы правильно сомневаетесь и у компании есть какие-то фундаментальные проблемы.

– Если курьерская компания высылает предложение о дешевых тарифах на доставку вашей корреспонденции, но не может в течение дня прислать договор – что-то у них не так.

– Если визитка представителя типографии мнется в руках – что-то у них не так.

– Если вы несколько дней не можете дозвониться до нужного вам человека – что-то у него не так.

Как-то раз к нам обратилась некая компания с предложением о сотрудничестве. Оно было весьма заманчивым, но в присланном потенциальными партнерами письме были допущены грамматические ошибки: при перечислении Клиентов компании название одного из мировых брендов было написано неправильно. Нам показалось странным, что можно так ошибиться, и мы отказались с ними работать. Да, на этом основании. Были и другие причины, но они лишь подтвердили наши сомнения.

Через год судьба свела нас с этой компанией на одном из партнерских мероприятий. Личное общение подтвердило, что мы были правы…

Учет объема заказов

Внимательно проверяйте счета, выставленные вам подрядчиками и обслуживающими организациями. Часто в счет включают ненужные вам позиции: аренду лишних, ненужных вам помещений, лишние кофе-брейки, лишнюю еду, ненужный обслуживающий персонал или оборудование. Все это раздувает расходы мероприятия и не добавляет никакой пользы. Вы просто не воспользуетесь оплаченными услугами. Иногда это делается просто автоматически: компания-подрядчик выставляет счет за пакет услуг, не углубляясь в то, что вам нужно. Часто происходят просто банальные ошибки. Но за чужие ошибки платите вы…

Нередка примерно такая ситуация. Вы договариваетесь (с рестораном, кейтерингом, гостиницей и пр.) об оплате за фуршет по фактическому количеству выпитого алкоголя.

И в конце вечера получаете счет, который превосходит ваши ожидания.

Например, заказано 80 бутылок и есть договоренность, что если будет выпито 50, то счет будет только за 50. Но в конце вечера выясняется, что выпито 75–80.

Правильный ход – попросить представить пустые бутылки с пробками. В противном случае может оказаться, что вскрытые бутылки просто уедут домой к обслуживающему персоналу. Причем лучше заранее предупредить обслуживающую компанию о том, что оплата будет по пустым бутылкам с пробками.

Осознание вашего серьезного подхода и намерения контролировать расходы поможет преодолеть соблазн добавить в счет лишнее.

Если в результате прочтения этой книги вы сможете избежать оплаты хотя бы двух лишних бутылок вина – книга уже окупилась для вас.