Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Также имейте в виду вопросы, связанные с авторскими правами на музыку, видео– и фотоизображения. У любой фотографии есть владелец, и если вы решите использовать ее без разрешения, он имеет право подать на вас в суд.

Если содержание тех или иных материалов для вас важно, ставьте значок авторских прав – например, Copyright © 2006 Eventum. Это означает, что данный материал вы считаете своей интеллектуальной собственностью и просите уважать ваше авторское право на этот текст или изображение.

Исключения делаются для некоммерческих и благотворительных организаций.

Финансовые риски и способы их нейтрализации

В некоторых случаях за участие в мероприятии нужно платить. Тогда возникает риск, что кто-то из участников придет и не заплатит.

Если вы работаете в магазине и продали в кредит телевизор, то вы можете не особенно волноваться, если Клиент не заплатит. К нему обратится сотрудник отдела по работе с должниками, и в самом крайнем случае телевизор просто заберут обратно.

Услуга же нематериальна – вы не сможете вернуть назад вашу работу после завершения мероприятия, – и риск неплатежей в области организации мероприятий очень существен.

Сбором дебиторской задолженности занимаются как специальные отделы в компаниях и банках, так и специализированные компании, для которых это основной бизнес. Существует множество методов работы с должниками, есть литература, посвященная этому, есть семинары, которые учат этой работе (в нашей компании, например, не менее пяти разных семинаров по этой теме). Так что нет предела совершенству, и эта тема – одна из моих самых любимых. Но поскольку эта книга у нас о другом, я лишь очень коротко, в самых общих выражениях расскажу о самых основных моментах.

Принцип CCL. Это означает: Call – Call – Letter (звонок – звонок – письмо). То есть вам нужно очень настойчиво и последовательно напоминать о долге Клиенту (будь то человек или компания).

По возможности персонифицируйте должника. Обращайтесь не абстрактно к предприятию, а к конкретному лицу: пусть это будет человек, который был на вашем мероприятии, бухгалтер компании, босс.

Напишите себе памятку, где отразите процедуру, которая запускается, если Клиент не заплатил вовремя.

– В день, когда должен быть получен платеж, написать по e-mail письмо, что платеж не получен.

– На третий день – позвонить и напомнить лично.

– На пятый день – позвонить, напомнить, попросить объяснений.

– На десятый день – написать письменную претензию по шаблону № 1: мягкую, но решительную (образец см. на стр. 215).[8]

– На двенадцатый день – позвонить и узнать, как продвигаются дела по претензии.

– На двадцатый день – написать письменную претензию по шаблону № 2: более жесткую (образец см. на стр. 216).[9]

И так далее, в зависимости от того, что принято у вас в организации.

Подумайте о мотивах, которые важны для вашего должника, и постарайтесь на них постепенно воздействовать.

Например, не добившись решения проблемы на уровне участника, предложите перевести решение вопроса на уровень руководства компании. В некоторых случаях для участника (работника компании) это может стать ненужным осложнением в отношениях с руководством (его банально боятся), и он приложит все силы, чтобы не доводить до этого.

Или пообещайте, что все другие вопросы сотрудничества между компаниями будут остановлены, пока не решится этот вопрос с небольшой суммой. Усомниться в малом – значит усомниться в большом; возможно, этот платеж как лакмусовая бумажка покажет, стоит ли сотрудничать с компанией, начавшей испытывать финансовые трудности.

Гарантийное письмо. Иногда участники отказываются платить, отрицая, что были на мероприятии. Чтобы избежать этого, просите всех участников, за которых не пришла оплата, подписать гарантийное письмо о том, что оплата будет произведена.

Заготовьте гарантийные письма заранее. Имея на руках этот документ, вы сможете обращаться как к компании, так и лично к участнику, который поставил свою подпись.

Сделайте это правилом в отношении всех участников, которые должны заплатить. И без подписи не пускайте. Если человек не может подписаться под своими обещаниями заплатить – он заранее знает, что обманывает вас.

Конечно, в каждом правиле бывают исключения. В этом правиле пусть исключений не будет.