Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Хорошие названия: конференция по кредитованию CREDEX, фестивали «НАШЕствие»(фестиваль «Нашего Радио») и «Максидром» (фестиваль «Радио Максимум»), Nokia Snowboard show, Праздник молодого вина Божоле Нуво и пр. Плохие названия: Конференция «Основные тенденции, перспективы устойчивого развития и взаимодействия ключевых отраслей народного хозяйства на пути к увеличению экспортного потенциала, привлечения иностранных инвестиций и межрегиональной кооперации в свете вступления в ВТО и усиления глобальной конкуренции. Россия – на пороге структурных реформ перед вызовами современного многополярного мира»; корпоративный праздник «по случаю 5– й годовщины основания компании».

Как проверить название? Покажите его кому-то из коллег и попросите сказать, на какое мероприятие он идет. Скорее всего он произнесет нечто вроде того, что будут говорить участники. «Я иду на Максидром» – звучит нормально. «Я иду на «Основные тенденции» – не очень хорошо.

(Удачные варианты: «Фестиваль воздушных шаров компании X», «Звездная вечеринка компании Y».)

Постарайтесь придумать такое название, которое в перспективе сможет стать брендом. Самый известный среди брендов мероприятий – Олимпийские игры. Среди конференций – Всемирный экономический форум в Давосе (World Economic Forum).

Рекламные каналы

Какие пути можно использовать, чтобы проинформировать целевую аудиторию о мероприятии?

Прямое обращение (почта, курьерская доставка)

Директ-маркетинг считается одним из наиболее эффективных методов рекламы. К нему можно отнести почтовую рассылку особых пригласительных билетов, буклетов мероприятия и пр.

Как оформить ваши пригласительные? Они могут быть различными как по форме, так и по содержанию. Их делают цветными и строгими, экстравагантными и классическими – в зависимости от вида мероприятия.

Например, для официальных мероприятий существует строгий стандарт: жесткая белая картонка, герб или логотип, черный текст; фамилия приглашенного часто вписывается от руки, чтобы подчеркнуть проявленное внимание и личный характер приглашения. А у флаеров, дающих право прохода на клубные вечеринки и разнообразные party, стандарт совершенно другой: красочность, эпатаж.

Основные элементы, которые должны присутствовать в приглашении:

– обращение (личное или безличное);

– имя организатора и название приглашающей организации;

– дата, время, место проведения мероприятия;

– RSVP (аббревиатура rйpondez s'il vous plaоt – «пожалуйста, ответьте» (франц.)).

Вы можете включить в пригласительный также следующие дополнительные элементы:

– цель мероприятия;

– локальное или международное событие;

– требования к стилю одежды;

– имена известных докладчиков или гостей;

– частота (например, 2-й ежегодный);

– юбилей или годовщина;

– информация об ограниченном количестве мест;

– статус приглашаемого (VIP, наблюдатель, приглашение от спонсоров).

Оформление вашего приглашения многое скажет о том, на какое мероприятие вы приглашаете получателя. Если вы делаете мероприятие в первый раз, проверьте реакцию на нейтральном человеке. Постарайтесь, чтобы оформление передавало именно то, что вы хотели передать. В противном случае может получиться конфуз.

Телемаркетинг

Не только почта предлагает нам возможность напрямую контактировать с Клиентами. Сюда же можно отнести телемаркетинг и, возможно, рассылку персональных факсов (я имею в виду не рекламные факсовые рассылки, а именно персональные обращения). В зависимости от количества приглашенных и от других факторов вы можете самостоятельно обзванивать потенциальных участников либо обратиться в специализированные колл-центры. Не переоцените свои силы.

Для эффективной работы на телефоне вам может потребоваться формализованный сценарий разговора. Подготовьтесь, напишите алгоритм развития беседы, типичные вопросы Клиентов.

Среди наиболее частых вопросов при организации корпоративных мероприятий следующие:

– Кто является организатором мероприятия?

– Где и когда все будет проходить?

– Каковы цели и задачи мероприятия?

– Кто участвует в мероприятии? Какие официальные лица, руководители компаний? Кто подтвердил свое участие, а кто дал предварительное согласие?

– Каковы условия участия, стоимость регистрационного взноса?

– Какова процедура регистрации?