Выставка. Техника и технология успеха

Цели посетителей значительно разнообразнее, чем цели устроителей и экспонентов. Это вполне очевидно и понятно, поскольку категория посетителей сама по себе значительно больше по качественному, а самое главное – и по количественному составу. Несколько позже мы на этом остановимся более детально.

Выставка как система

Под системой обычно понимают совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых элементов, предназначенных для достижения какой-нибудь одной или нескольких целей. Все, что связано с изучаемой системой, называют окружением, или внешней средой.

Системный подход позволяет исследовать как всю систему (выставку) в целом, так и по отдельным частям – элементам (подсистемам). Когда встает задача исследовать отдельные элементы системы, широко используется принцип декомпозиции.

Суть декомпозиции (разбиения, расчленения, разделения) системы – в том, что по выбранному критерию декомпозиции с учетом введенных ограничений выделяются подсистемы. Причем при дальнейшем изучении данная подсистема рассматривается уже как система, а все остальное (другие подсистемы) – как окружение. При необходимости «новая» система в свою очередь может быть декомпозирована на подсистемы. Этот процесс продолжается до тех пор, пока вы не получите желаемый результат: нужный элемент для последующего детального анализа.

Различают следующие виды декомпозиции:

– структурная;

– функциональная;

– технологическая;

– временная.

Структурная декомпозиция обычно применяется при разработке структуры выставочного проекта, выборе штатного расписания, построении стенда и т. п.

Функциональная декомпозиция, как правило, применяется при определении функций эшелонов, разработке положений о подразделениях, разработке должностных инструкций для сотрудников, определении функций каждого рабочего места на выставке.

Технологическая декомпозиция подходит при определении технологического процесса, отдельных операций и процедур работы персонала каждого эшелона или сотрудника.

Временная декомпозиция практически используется на всех этапах выставочного проекта, начиная от замысла, формирования и обсуждения до заключительного этапа. Особое внимание должно быть уделено вопросам планирования, делегирования полномочий и контроля. Например, составлению долго-, средне-, краткосрочных и оперативных планов. Эти и другие вопросы, связанные с рациональными приемами эффективного использования времени, достаточно подробно рассмотрены в одной из моих книг[3].

Выставка с позиций каждого из участников может быть рассмотрена, представлена и описана различными способами и с помощью нескольких моделей. Наибольший интерес с точки зрения простоты и полноты описания представляют две модели выставки:

– концептуальная;

– математическая.

Каждая из них имеет свои достоинства и недостатки.

Упрощенная концептуальная модель выставки

Взаимодействие любого участника – устроителя, экспонента или отдельного посетителя – может быть представлено следующей упрощенной концептуальной моделью, когда каждый в отдельности взаимодействует с двумя другими.

«Я (мы)» – это вы. Вы можете быть устроителем, экспонентом или посетителем.

«Я (мы)» – это ваши цели и ограничения. «Они» – это другие, не вы.

Концептуальная модель, представленная на рисунке, должна содержать описание целей, которые вы ставите перед собой при участии в конкретной выставке, и описание ограничений на ресурсы. Ваши цели могут базироваться на методике постановки правильной цели[4].

Каждая цель, которую необходимо достичь на выставке, должна быть:

– четко, ясно и правильно сформулированной;

– не ошибочной;

– конкретной;

– реальной;

– достижимой;

– мотивированной для всех исполнителей;

– логически построенной;

– не противоречащей любой другой планируемой цели;

– измеримой (качественно, количественно, но более желательно – количественно и качественно);

– сформулированной письменно и обязательно имеющей конечную дату.

Любая цель, которую вы ставите перед собой, может быть правильной или ложной. Графически это можно отобразить в виде двух подмножеств, областей на некоторой плоскости возможных целей.

Действия, которые вы или ваши подчиненные будут выполнять, могут быть верными (правильными) или неверными (неправильными). Это тоже можно отобразить в виде двух подмножеств, областей на некоторой плоскости возможных действий.

Если наложить область возможных действий на область возможных целей, то мы получим следующее.

Как видим, только при одном условии, которое изображено в правом верхнем углу («Правильные цели и верные действия»), можно добиться успеха.

Для достижения каждой из поставленных целей необходимо рассмотреть возможные пути, которые приведут к успеху, и выбрать из них наилучший.

Пути можно трактовать как стратегии, позволяющие достигать поставленных целей. Известно много определений понятия и термина «стратегия».