Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

Важнейшим вопросом является также определение товарных групп, экспонируемых на площадке выставки. Перечень товарных групп должен обеспечивать полное представление о предложении выставки. По форме и содержанию он представляет собой несколько уровней, и в своем самом развернутом виде кладется в основу каталога выставки. Номенклатура товарных групп является предметом кропотливой аналитической работы в рамках маркетингового анализа отраслевого рынка и анализа конкурентной выставочной среды.

Выбор времени проведения выставки также принципиален и является одной из составляющих успеха выставки. Важно учитывать следующие факторы:

• законы развития отрасли (сезонность, традиции и прочее);

• непересечение с другими выставочными мероприятиями по сходной/смежной тематике;

• праздничные и выходные дни;

• наличие крупных невыставочных мероприятий в отрасли;

• психология посетителей (целевой аудитории).

Например, сезонность агропромышленного цикла диктует проведение выставок в феврале-марте (перед посевной) либо в сентябре-ноябре (после уборочной). Сезонность в мире моды устанавливает проведение выставок по данной тематике два раза в год для презентаций коллекций «осень-зима» и «весна-лето» и так далее.

Возможно приурочивание выставки к какому-либо значимому событию в отрасли (конгрессу, съезду и др.) либо методика «отстройки» от него, если это событие может оттянуть на себя организационные ресурсы важных для выставки субъектов рынка.

Определение места проведения выставки также является важным этапом разработки концепции выставки.

Выставки проводятся в конгресс-центрах, отелях, частных аудиториях, сельскохозяйственных павильонах, частных залах, переделанных самолетных ангарах — практически где угодно, где есть достаточно места. При всем многообразии, большинство выставок проводятся в выставочных комплексах (конгресс-центрах) и отелях. Например, в США 37 % выставочных мероприятий проводится в отелях (гостиницы — серьезные конкуренты выставочным центрам за рубежом).

В целом, если говорить о мировых тенденциях, нужно отметить, что выставочные комплексы сейчас переживают этап революционных изменений, связанных со смещением акцента с дизайна на услуги и внедрение информационных технологий. Также нормой стало строительство многопрофильных комплексов с изменяемой конфигурацией.

Большинство корпоративных отелей, построенных или существенно перестроенных в последние 20 лет, предусматривают выставочные площади и имеют отделы по продаже выставочно-конгрессных услуг.

В целом, современные тенденции в строительстве выставочных сооружений и гостиниц позволяют создавать более дифференцированный продукт и добавлять его стоимость за счет предоставления более качественных информационных услуг, сервиса, создания параллельных программ.

Существует ряд факторов, которые следует принимать во внимание, оценивая возможность использования сооружения или города в качестве места проведения выставки. При выборе сооружения рекомендуют провести маркетинг его посещаемости, анализ соответствия основным требованиям к сооружению, транспортной инфраструктуры, а также лично осмотреть место проведения будущей выставки.

2.3. Позиционирование выставок по отношению к их тематическим, географическим и временным измерениям

В свете динамичного развития выставочных рынков, выставочные организаторы должны приспосабливаться к меняющимся условиям сегодняшнего дня. «Основу этой адаптации должно составлять улучшение позиционирования выставок по отношению к их тематическим, географическим и временным измерениям» [2]:

Тематическое. Тематическое расширение выставки обычно происходит через добавление новых и корректировку существующих товарных групп. Также сюда можно отнести и проведение в одно время на одной площадке тематически независимых выставок с перекрывающимися потенциальными посетителями. Темы выставок часто дробятся, отдельные экспозиции начинают позиционироваться как отдельные выставки.

Географическое. По контрасту с выставками, привязанными к одному месту, «странствующие выставки» дают возможность гибко реагировать на изменения географии рынка. Однако их недостаток — высокие требования к выставочным организаторам по адаптации выставки к местным условиям. Вторая возможность географической гибкости обеспечивается региональными отделениями, которые дополняют выставку-родителя в других городах/регионах, обычно в другое время. Недавно европейские выставочные организаторы начали дополнять свои выставки дочерними мероприятиями в других частях света, таким образом расширяя область охвата для экспонентов и посетителей. Наконец, для увеличения географической гибкости используются и современные технологии. Например, использование видеопередачи и сетевых баз данных позволяют проводить дочерние выставки «на выезде», объединяя их в единую сеть с головным мероприятием.