Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

Для того чтобы у журналистов был достоверный источник информации, пресс-служба выпускает оперативные пресс-релизы по итогам каких-либо событий, состоявшихся во время подготовки и проведения выставки: пресс-конференция, приезд VIP-персоны, проведение семинара, конференции или конкурса и так далее. Использует пресс-служба также и медиа-киты (media-kit) — пресс-пакеты, которые содержат несколько видов материалов, потенциально полезных для газеты или журнала (пресс-релиз, бэкграундер, биография, фото и еще один-два других материала). Могут использоваться также факт-листы (fact sheet) — документы, компактно отражающие профиль выставки, статистические данные и т. д., формы «вопрос-ответ» (question-and-answer form), которые часто заменяют или дополняют факт-листы в сообщении.

FINE POINT

Правила написания пресс-релиза выставки

• Используйте только одну сторону листа.

• Оставляйте достаточно широкие поля слева и справа.

• Всегда печатайте через два интервала.

• Ничего не подчеркивайте, даже заголовки. Редакторы сами предпочитают решать, на чем акцентировать внимание.

• Все абзацы начинайте с красной строки, исключая первый, открывающий пресс-релиз.

• Заголовок пресс-релиза должен передавать содержание новостей и не должен быть слишком «умным». Редакторы предпочитают давать свои собственные заголовки.

• На пресс-релизе можно напечатать подзаголовок с наименованием организации, распространяющий пресс-релиз. Следует включить номера телефонов, по которым можно звонить в дневное или ночное время. Эту информацию следует повторить в конце пресс-релиза, указав имена лиц, к которым можно обратиться за дополнительной информацией.

• Если пресс-релиз от имени клиента распространяет консультационное агентство по связям с общественностью, то это должно быть четко отражено.

• Пресс-релиз должен быть, по возможности, кратким и умещающимся на одной стороне листа. Если это невозможно, то в правом нижнем углу страницы нужно проставить «далее см. с…» и перечислить номера всех страниц.

• Пресс-релиз следует обязательно датировать, причем, в случае длинного пресс-релиза, на последней странице в нижнем левом углу дату стоит повторить. Указывают, как правило, ту дату, когда будет получен пресс-релиз. Без необходимости не следует ставить гриф «немедленно».

• Избегайте заглавных букв. Никогда не пишите ими целые слова.

• Числительные от одного до девяти пишутся прописью, а более девяти — цифрами. Используйте слова «тысяча» и миллион» при написании очень больших чисел. Результаты измерений, номера домов, даты, цены пишите цифрами. Если предложение начинается с числа, его следует написать прописью.

• Ограничьте применения кавычек прямой речью. Не используйте их при написании торговых марок.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва.

По материалам: Morrow, Sandra Lynn. The Art of the Show, Second Edition, IAEM Foundation, Dallas, Texas, 2001