Закупки на все 100

Если не можете разобраться в тонкостях предлагаемых договорных условий, попытайтесь переложить часть поставленных перед вами задач на юриста или бухгалтера. И т. д., и т. п.

Впрочем, по мере роста компании одному человеку в любом случае все сложнее справляться с растущим потоком информации и с увеличивающимся объемом закупок. Если компания развивается, неминуемо наступает момент, когда снабженцу-одиночке уже не помогает ни делегирование полномочий, ни дробление процесса закупок…

И именно в такие моменты снабженцев-одиночек обязательно поглощает отдел закупок.

Впрочем, если вы всё же "один в поле воин", то вам не обойтись без тайм-менеджмента. В своё время я прочитала кучу книг по тайм-менеджменту и даже послушала пару бизнес-лекций. В итоге, на основе прочитанного-увиденного и собственного практического опыта у меня появилась собственная "шпаргалка" по тайм-менеджменту из пятнадцати пунктов, которые действительно работают.

Пятью из них я с удовольствием с вами поделюсь!

5 правил тайм-менеджмента, которые работают

Глупо строить планы на всю жизнь, не будучи господином даже завтрашнего дня

Сенека

Вам нужен тайм-менеджмент, если:

У вас вечные "авралы" и вы ничего не спеваете.

У вас нет целей или вы не планируете шаги по продвижению к ним.

У вас нет помощников, вам некому делегировать часть своих забот и задач. Либо есть кому делегировать, но вы не готовы это сделать, считая, что только вы сами способны всё сделать максимально хорошо.

Вы хватаетесь сразу за все дела, но мало что доводите до конца.

Вы не анализируете свои ошибки или причины своих провалов.

У вас нет проблем со временем, но вы хотите успевать больше.

На всё это есть один ответ: тайм-менеджмент (ТМ).

Разгрести завалы, справиться с авралами, собственной ленью и неорганизованностью помогут простые и понятные правила.

1.Приоритеты.

Правильная расстановка приоритетов – это основа основ. Есть главное, есть важное, есть всё остальное. Любые дела можно ранжировать по степени важности и срочности. Что-то необходимо сделать здесь и сейчас, а что-то может подождать.

Хорошо помогает расставить приоритеты Матрица Эйзенхауэра (приоритизации) – график координат, в котором все дела деляться на четыре квадрата по срочности и важности. Практически всё можно рассортировать по этим двум показателям.

Эту систему когда-то придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Вы вряд ли будете пользоваться ею постоянно, но для «разгребания завалов» она очень эффективна.

То, что важно и срочно надо сделать в первую очередь. Это задачи с дедлайнами, их невыполнение приведет к неприятным последствиям. Важные и несрочные дела надо запланировать на конкретное время. Неважные, но срочные дела в идеале делегировать. Коллегам, помощникам, детям – по ситуации. Неважные и несрочные лучше всего удалить. Либо отвести для них специальное время, которое «не жалко».

2.Мотивация.

Мотивация для человека – как топливо для автомобиля. Даже если всё остальное в порядке и работает идеально, автомобиль не поедет.Как и топливо, мотивацию нужно постоянно подпитывать. И не эфемерными мечтами и планами, а чем-то конкретным и измеримым.

Помогут:

Фиксирование прогресса (результата). В конце дня обязательно отмечайте, что вы уже сделали и на сколько процентов. Прогресс в достижении целей сильно мотивирует.

Самопоощрение. Обязательно празднуйте достижение целей. Отмечайте свои успехи в ТМ чем-то приятным. Пусть даже «вознаграждением» за вовремя сданный отчет или дополнительно прочитанную лекцию станет шарик мороженого – оно в любом случае должно быть!

Отдых. Чаще отдыхайте – вашему организму нужно восстановление и разгрузка мозга. Помните, что лучший отдых – это смена деятельности.

Мотивирующие примеры. Время от времени очень помогает чужой пример. Когда вы устали, опустили руки, теряете мотивацию стоит обязательно почитать или послушать историю успешного человека, добившегося всего с нуля. Таких людей много по всему миру: Джек Ма, Ингеборга Мооц, Чжоу Цюньфей, Сара Блейкли и многие другие. Читайте и заряжайтесь мотивацией.

3.Планирование.

Правильное планирование – это, пожалуй, главное в эффективном ТМ – как и в закупках. Важно не только правильно планировать, но и быть гибким и при необходимости оперативно корректировать свои планы.

В планировании помогают:

Правило девяти дел (оно же "правило 1-3-5"). За день вы планируете сделать не менее девяти дел. Одно очень важное дело, три менее важных и пять небольших, но тоже нужных.

Кайдзен-планирование. По сути это продвинутый уровень обычного планирования. Это отрезок времени, который вы выделяете в течение дня (каждого дня!) для того, чтобы проанализировать сделанное, запланировать новое и скорректировать это новое в сторону улучшения (оптимизации) на основании своего опыта или новой информации, полученной после предыдущего сеанса кайдзен.

4.Дедлайны.