Закупки на все 100

Дедлайны прекрасно мотивируют. И хотя, в них красной нитью проходит тема страха (стресса), они работают. Приезд комиссии, экзамены, важная встреча, выступление на мероприятии, командировка, выставка, важная дата, к которой всё должно быть готово. Всё это дисциплинирует и заставляет «сгруппироваться».

Если запланировано что-то очень глобальное – разбивайте задачу на подзадачи.

Например, «настроить прямой импорт нового сырья за 2 месяца» звучит пугающе и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится намного проще. К примеру, так: «посмотреть статистику импорта и определить поставщиков» -> «обработать статистику мировых цен за последние два года и вывести закономерстти флуктуаций» -> «определить особенности ВЭД по данному продукту (код, пошлина, список необходимых документов и т.д.)» -> «определить список таможенных брокеров/логистических компаний, имеющих опыт с данной номенклатурой и установить с ними контакты» -> «установить контакты с производителями и поставщиками и сделать запросы о сотрудничестве» и т.д.

И всё это с конкретными дедлайнами для каждого шага. Задача обретает конкретику и уже не кажется сложно выполнимой.

5.Делегируйте!

Социологи вывели такую цифру: если другой человек может выполнить стоящую перед вами задачу хотя бы на 70% так же успешно, как вы, можете без всяких опасений передать ему это дело. Если бы это правило выполнялось большинством, этой был бы идеальный всеобщий ТМ. Однако, не смотря на постоянные перегрузки, мы часто боимся делегировать свои дела и обязанности. «Хочешь сделать хорошо – делай сам» повторяем мы, отказываясь принять то, что другие люди вполне успешно могут освободить нас от части наших дел.

Если действительно хотите всё успеть – учитесь делегировать.

Что конкретно помогает?

Ищите единомышленников. Стройте свою команду, ищите помощников, единомышленников, тех, кто разделяет ваши интересы или увлечения. Делегируйте по максимуму, всё, что возможно (кроме ответственности, разумеется).

Обменивайтесь делами. Если у вас на работе (в коллективе, в компании) есть люди, которые делают что-то лучше, чем вы (или не хуже), а вы быстро справляетесь с чем-то из их дел, предложите им помочь друг другу. Вы делаете часть их работы (которая у вас получается быстрее), они делают часть вашей работы.

Пример: вы с коллегой участвуете в инвентаризации склада. Она – бухгалтер со слабым здоровьем, вы – крепкий подтянутый менеджер. Разделите обязанности: вы прыгаете по штабелям с товарами и считаете имеющийся в наличии на складе товар, она после внесения всех записей с соответствующие ведомости сама делает окончательные подсчеты и заполняет финальные документы. Таким образом она экономит силы, вы экономите время. Возможно, это противоречит каким-то внутренним инструкциям о том, что всё, связанное с инвентаризацией, делается коллегиально, но на самом деле это очень жизненная ситуация и дельный совет. В любом случае, это всего ли пример. Вы в своей сфере деятельности наверняка найдете другие возможности сэкономить время.

Если тема тайм-менеджмента интересует вас более глубоко, рекомендую прочитать мою книгу "Успеть всё! 15 способов управления временем". Мне эти 15 способов очень помогают!

Отдел или департамент?

Не следует изумляться тому, что люди так отделены друг от друга, что больше не могут друг друга понять, что они развязывают войны и убивают друг друга. Скорее следует поражаться тому, что люди верят, будто они близки, понимают и любят друг друга.

Карл Густав Юнг

Чем хорош отдел закупок? Прежде всего тем, что для составляющих его сотрудников открываются возможности разделения обязанностей. Один занимается исследованием рынка, расчетом потребности, размещением информации о закупках и поиском поставщиков, второй ведет переговоры и готовит контракты, третий организует логистику и следит за документооборотом, четвертый отслеживает исполнение договорных обязательств, пятый (руководитель) принимает окончательное решение о каждой сделке, осуществляет контроль работы отдела и следит за прозрачностью заключенных сделок. Каждый выполняет свои обязанности, и все хорошо.

Но это в теории.

На практике в отделах закупок редко существует качественное разделение обязанностей между сотрудниками. Гораздо чаще есть их количественное разделение. Это значит, что каждый сотрудник полностью отвечает за «свой» отдельный участок закупок. Например, за конкретную товарную группу, выполнение в ней всех заявок, за все поставки своего сырья от начала до конца, что подразумевает выполнение всех ранее перечисленных операций.