Одним из главных источников сведений о численности пленных с обеих сторон являются финансовые отчеты о распределении денежных средств между ними. Составляли их специальные уполномоченные лица из числа пленных старших офицеров и титулованной знати, и от того, насколько им удавалось организовать работу, во многом зависела степень полноты и достоверности данных о количестве пленных. Необходимо учитывать и некоторые обстоятельства. Например, то, что шведские отчеты были более полными и профессиональными, так как технической стороной занимались те же лица, кто выполнял такую работу в армии: кригскомиссары разного уровня во главе с Яковом Меландером и Отто Тунингом. Русские уполномоченные не имели такого опыта и соответствующих кадров, о чем наглядно свидетельствует ситуация, в которой оказался князь Трубецкой в 1715 году, когда выяснилось, что он, не имея никакой практики и навыка, не уделил сбору и фиксации данных должного внимания. Он попросту не проконтролировал отправку ведомостей, а возможно, и вообще этого не сделал. Из Санкт-Петербурга тогда пригрозили, что вычтут недочеты из его жалованья. Но даже скрупулезные шведские ведомости не могли дать полных сведений, так как в них, например, не учитывались те, кто не имел оснований для получения жалованья с родины или содержания от вражеского правительства. А это были, например, слуги, находящиеся «на корму» у своего господина, или члены семей. Последнее было особенно актуально для пленных каролинов, которых часто на войне сопровождала семья.
К сожалению, нет точных данных и о количестве пленных, как русских, так и шведских, вернувшихся из плена домой. Соответствующие ведомства просто не справились с большим потоком желающих вырваться на свободу. Можно лишь строить догадки об их общем количестве, наткнувшись, например, в отчетах на данные о том, что 13 октября 1721 года из Санкт-Петербурга и его окрестностей на родину были отправлены 1472 каролина.
География размещения военнопленных всегда подчиняется определенным условиям, в первую очередь необходимой удаленностью от границ и обеспечением безопасной обстановки для своих граждан. Важную роль играют физические возможности населенных пунктов, так как в XVIII веке не строили специальных изолированных лагерей для военнопленных. Оказавшихся в неволе представителей вражеского государства размещали в казенных или общественных зданиях: замках, казармах, монастырях и пр., а если таковых было недостаточно или не было вовсе, селили в домах местных жителей. Сами же пленные были чрезвычайно заинтересованы в том, чтобы остаться в крупном, столичном или торговом городе, так как там всегда можно было получить какую-нибудь помощь, быстрее связаться с родными и просто иметь возможность общения с соотечественниками и товарищами по несчастью. Вместе с тем с ростом их количества местные власти и горожане неминуемо начинали испытывать неудобства разного рода: от возложенных на них обязанностей по охране пленных до физического отсутствия подходящих свободных помещений.
Первыми с этой проблемой столкнулись власти шведской столицы. После того как в августе—сентябре 1704 года из Выборга привезли большую группу (210 человек) русских пленных, бургомистр обратился в Королевский совет с заявлением, что у города нет возможности их разместить и обеспечить охрану. Было принять решение о высылке 198 посадских и служивых людей в другие города. Это событие стало началом последующей регулярной практики высылки русских пленных в провинцию.
Москва довольно долгое время справлялась с потоком пленным, но к концу 1709 года в город и ближайшие села для участия в триумфе Петра I привели около 18 тысяч каролинов, и это значительно усложнило ситуацию. Потребовалось принять несколько указов и несколько месяцев, чтобы «освободить» Москву от шведов. Особенно быстро «пристроили» рядовых солдат, которых отправили претворять в жизнь великие замыслы царя-преобразователя.