Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Далее сэр убедился, что его мастерство каменщика возрастает. Он стал выполнять, а потом и превзошёл заветный норматив 20 кирпичей/час! Появилась возможность достичь цели в намеченный срок. А ведь в расчет приходилось принимать различные отвлечения: то война, то заседания в парламенте, то опускание железного занавеса.

Таким образом, сэр Уинстон, сам не зная того, своей стеной положил начало современному тайм-менеджменту. Он сделал ставку на Эффективность работы, регулярно сравнивая намеченный план с достигнутыми результатами, отслеживая движение к своей цели!

4.2. Показатели деятельности

Активность

Активность – показатель применимый к такой деятельности, в которой трудно определить результаты труда. На предприятиях это работа с повременной оплатой труда, например, на конвейерных линиях; обслуживание оборудования; там, где более важно качество продукции, чем её количество.

В личной деятельности это регулярные или периодические занятия, которые нужны сами по себе и не связаны с жесткими сроками. Например, текущая работа по основным направлениям, а также наведение порядка в делах и домашнем хозяйстве, занятия спортом, детьми, изучение иностранного языка и пр. Как уже было сказано, будем отличать Активность от Повременной работы, Занятости тем, что Активность не учитывает простои и перерывы.

В Главе 3 для личной деятельности был приведен пример Простого месячного плана, основанного на принципе учета активного времени (Табл. 3.5).

Показатель использования личного времени за определённый период отмечается коэффициентом активности, или просто Активностью

А=Т/Т_с, (4.1)

где Т – суммарное время наработки на рассматриваемый период, например, с начала месяца на данный день;

Т_с  – использованный общий ресурс активного времени, исходя из того, что каждый день нам «выделяется» Т_с = 8 часов времени для активных занятий. Если мы использовали, допустим, 6 активных часов, остальные 18 часов суток ушло на пассивное время, наша дневная активность составила А = 6/8 = 0,75.

С точки зрения простоты ежедневного учета итогов и «плавности» планирование по активности имеет приоритет. Однако оно не стимулирует ускорение продвижения к целям и повышение эффективности работы. Как будет показано в Главе 5, планирование по активности «работает» в те периоды выполнения продолжительных задач, где остальные показатели «отдыхают».

Классический пример планирования по норме времени (активности) – метод профессора Любищева из книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь»Другой пример – это План распределения времени по Джулии Моргенстерн⁴. Фактически – это упорядоченная жизнь, в основном, недельными и дневными циклами, где каждому делу отводится своё время и место в расписании.

Результативность

В стандартах ISO серии 9000 Результативность определяется как степень достижения запланированных результатов. Можно сказать, Результативность – отношение количества выпущенной продукции за определенный период времени Q к запланированной Q_п

R=Q / Q_п (4.2)

Так, если наш каменщик за три дня уложил 54 кирпича при нормативе q_п = 20 к./день, его результативность за это время была

R=q/q_п= 54к/(20к*3) = 0,9 (4.3)

Результативность в формулах (4.2–4.3) – величина относительная, безразмерная (54 кирпича делим на 60 кирпичей). Время присутствует за скобками формулы как ограничительный период, для которого определяется результативность.

Результативность выполняемой работы связана с понятиями Нормы и Норматива.

В научной экономической литературе нормами считаются те же абсолютные значения максимально допустимого расхода производственных ресурсов на изготовление единицы продукции, а нормативами – относительные показатели их использования.

В тайм-менеджменте, несмотря на разнородность задач, время выступает как единый, универсальный показатель их объема. Можно считать Нормой время T_n, запланированное для конкретной задачи. Например, на заключение договора поставки – положим норму 50 часов, написание одной главы этой книги – 30 часов и т. д. Фактически время, затраченное на задачу T, нередко отличается от запланированной T_n. Как писал Лев Толстой, гладко было на бумаге, да забыли про овраги.

В личном планировании Норматив определим, как время выполнения определенного, часто повторяемого задания, отрезка задачи: ответ на письмо заказчика, обслуживание одного клиента, написание одной страницы рукописи и т. д.

На норматив 20 кирпичей в час ориентировался вышеупомянутый г-н Черчилль в роли каменщика. Строгие нормативы побуждают нас к совершенствованию мастерства. А что же было у него нормой? Очень просто: годовая норма – одна пятая часть длины стены, «от начала и до того дуба», месячная – одна двенадцатая годовой…