Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Основное назначение годового плана – распорядиться в первом приближении годовыми запасами времени в соответствии с поставленными целями. Желательно в годовом плане сохранить структуру такую же, как и в месячных планах, особенно направления нашей деятельности. Только в годовом плане, будут не кратковременные задачи, а проекты с их этапами, не дни, а месяцы.

Сохранение структуры планов (главным образом, количества направлений деятельности) нужно для того, чтобы мы могли видеть перед собой картину своей работы в длительном временном разрезе, т. е. для нашей личной статистики, самооценки, стимулирования успешной работы в текущем году и поддержания постоянного интереса к жизни. Одно дело, когда «Алания» однажды стала чемпионом России по футболу, и совсем другое – многократные чемпионы «Спартак» и «Зенит». Сравнение годовых итогов покажет нам, когда мы были чемпионами, и есть ли надежды на будущее.

По большому счету, сохранение количества направлений – вопрос не принципиальный. Мне, например, приходилось менять структуру направлений неоднократно. Ну, потратим на изменение структуры и статистики исторических достижений часа три.

Имея данные о величине месячной эффективности по результатам месячных планов, посмотрим, каковы итоги прошлых «спортивных» сезонов (Диаграммы 5.1, 5.2).

Глава 6. Искусство Управления временем

Научиться управлять временем —

задача не для слабого человека.

Р. Алек Маккензи

Согласно Бодо Шефферу (Статья «Искусство управлять своим временем») в управлении временем нужно пользоваться двумя инструментами, это часы и компас. Часы помогают лучше наполнить день, выполнить больше дел, но это не компас, мы не думаем, куда мы идем и чего хотим в жизни достичь.

Часы отвечают за то, что скорее, больше, эффективнее, т. е. за организацию времени. Компас ответственен за нашу миссию, наше представление и планы, он отвечает за понятия «важно», за руководство нашей жизнью.

В этой связи Шеффер отдает предпочтение Искусству управления временем над Менеджментом. Менеджмент времени – это умение организовывать спешное. Управлять временем означает концентрироваться на важном, делать те вещи, которые близки к сердцу.

Менеджмент времени работает в системе, в то время как искусство управления временем систему создаёт и над системой работает. Менеджмент времени ориентирован на проблемы, искусство руководить временем – на шансы.

Альберт Эйнштейн сказал однажды – «Проблемы, которые перед нами встают, не могут быть разрешены на том же уровне, на котором они возникли».

В дополнение к «Искусству успевать», изложенному в разделе 1.3, приведем вкратце дополнения, вытекающие из вышеизложенного в этой книге.

Система персонального планирования и контроля (СПК)

Планировать не только время на достижение основных целей, но все активное время.

Приоритет задачи в ряду других задач определяется выделенным на нее временем (весомостью).

Управление временем направить на гармонизацию наших потребностей.

Превращать пассивное время в активное, но не во вред здоровью.

Эффективность решает проблемы, чрезмерная активность увеличивает их количество.

Искать новые идеи, в том числе за пределами основного дела.

Недельный распорядок уменьшает время на ежедневное планирование.

Лень изобретательна, порой найдёт кратчайшие пути к цели.

Выделять на трудные дела больше времени, чем кажется нужно.

Давать легким делам меньше времени, чем они заслуживают.

Суть игры в планировании – результат и сравнение результатов.

Правила игры более просты и более жестки, чем жизнь.

Планирование добавляет уверенности в нашем иногда чересчур свободном мире.

Определение необходимого времени на задачу

Определение необходимого времени на выполнение сложной задачи – задача не совсем простая. Ее смело можно отнести в разряд проблем, не поддающихся расчету. Это область скорее не науки, а опыта и искусства.

Как-то я переводил с английского курс лекций, по оценке недвижимости. На многих страницах приводилось описание разнообразных точных и глубоко научных методов. От формул несло самой высшей математикой. Но автор закончил примерно так: «Если Вы не знаете, как оценить стоимость большого здания, найдите опытного риелтора, который уже оценивал нечто подобное, и спросите у него».

При управлении собственным временем, спрашивать приходится самого себя. Набирайтесь опыта, и все дела. Рано или поздно, этот опыт придет. Главное, у вас есть определенные рамки – график движения, ваш месячный план. Разбрасывайте это время смело по направлениям и корректируйте в процессе движения.

Но если Вы сторонник почти научного подхода, руководствуйтесь положениями Закона Мерфи из книги Питера Лоуренса, например, следующими:

19. Закон Мескимена. Всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу как надо.

20. Первый закон Паркинсона. Работа заполняет все отведенное на нее время.