Записки ИТ-менеджера

Необходимо отметить также, что требования к оборудованию, записанные в документации к системе, оказались явно заниженными. Указанная минимальная конфигурация для рабочих станций 486DX/40 с 8MB памяти оказалась явно непригодна для работы, поскольку на оформление документов, например, при приходовании материальных ценностей на склад, тратилось время, значительно превышающее время при ручном делопроизводстве. Таким образом, для оперативного обучения конечных пользователей нам пришлось начать последовательную замену персональных компьютеров, что повлекло за собой значительные дополнительные материальные затраты. Кроме того, следует отметить, что сопроводительная документация содержала, к сожалению, описание функций, которые отсутствовали в реально полученном программном продукте. В связи с вышеперечисленными проблемами начало эксплуатации было намечено на январь 1998 года. С первых дней года начался интенсивный ввод информации, полученной при подведении итогов 1997 года. Ввод информации производился уже в новом деноминированном масштабе цен. Одной из первых проблем, возникших при эксплуатации «Галактики», стала проблема разграничения прав доступа пользователей к модулям системы: первоначальное состояние, когда практически все модули были открыты для ознакомления всем, сменилось на практически противоположное: у исполнителей осталось только то, что необходимо для конкретной работы. Однако эти ограничения были установлены при недостаточном знании взаимосвязей различных разделов системы, поэтому какое-то время приходилось постоянно изменять права тех или иных пользователей. При этом оказалось, что для того, чтобы поменять права у одного пользователя, необходимо остановить работу всех пользователей системы, на время произведения изменений.

Первым значительным шагом предприятия в процессе эксплуатации системы стал перевод всей отгрузки на предприятии ( пиво и сухие завтраки ) на «Галактику», однако этот шаг высветил нашу ошибку в определении рабочих мест по контурам ( первоначально было закуплено 10 мест бухгалтерского контура и 5 мест оперативного контура ). Мест в оперативном контуре оказалось недостаточно. Было принято решение о закупке дополнительных рабочих мест оперативного контура и приобретении модуля «Управление персоналом». Таким образом, к концу первого года внедрения и эксплуатации системы ситуация на нашем предприятии была такова: все разделы «Галактики» были синхронизованы, все 10-мест бухгалтерского контура и 7-мест оперативного контура активно эксплуатировались, шло освоение модуля «Кадры», на очереди было освоение модулей «Технико-экономическое планирование» и «Списание затрат на производство». Конечно, до этапа полного внедрения системы было еще далеко, но эксплуатация шла полным ходом и результаты были получены достаточно вдохновляющие. Надо сказать, что предыдущий абзац, был взят мной из выступления на региональной конференции по системе «Галактика», которая была организована на базе одного из местных научно-исследовательских институтов. Я выступал там с самым подробным докладом о проделанной нами работе. И был единственным из выступающих вознагражден бурными аплодисментами. Это было связано с большой эмоциональной составляющей в моем докладе и с тем, что я, в отличие от остальных докладчиков, говорил не только и не столько о преимуществах системы, сколько о её «узких» местах, и проблемах возникающих при работе с ней.

Моё выступление, как оказалось, очень заинтересовало ИТ-экспертов из Москвы, присутствовавших на конференции, которые в кулуарах подошли ко мне, чтобы установить знакомство и предложили мне сотрудничать с ними, если у меня возникнет таковое желание. Надо сказать, что через несколько лет я воспользовался их предложением, но обо всем по очереди.

Если коротко суммировать всё выше сказанное, то работы по внедрению Галактики можно описать следующим образом:

2 месяца – выбор системы (подготовительный процесс, правда, уже был завершен, мне следовало убедиться в его правильности, и обосновать выбор перед финансовым директором предприятия);

1 месяц – выбор фирмы исполнителя, подписание контракта и начало работ.

6 месяцев – руководство работы командой фирмы-исполнителя (4 человека) и внутренними ресурсами для запуска системы в составе:

Контур оперативного управления:

– управление закупками,

– складской учет,

– управление продажами,

– учет матценностей в производстве,

– управление консигнацией,

– расчеты с поставщиками и получателями, ведение договоров.

Контур бухгалтерского учета:

– учет основных средств,

– учет МБП и ТМЦ,

– расчет зарплаты,

– касса и банк,

– банк-клиент,

– консолидированная отчетность.

Контур административного управления:

– управление кадрами,

– управление маркетингом.

Инструментальные средства системы «Галактика»:

– утилита разграничения доступа,

– утилита ведения журналов действий операторов,

– утилита модификации форм отчетов,

– утилита экспорта-импорта данных.

В течение 6-ти месяцев было произведено обучение сотрудников предприятия, и осуществлен помодульный запуск всей системы.