Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

1. Добавьте и настройте базовую выборку на листе со сводной таблицей: отметьте в панели справа нужные для выборки поля.

2. Отключите режим автонастройки ширины столбцов – иначе придется задавать ширину столбцов каждый раз после использования среза.

3. Добавьте срез из выборки («Вставка» → «Срез») и в открывшейся панели настроек отметьте галочками нужные поля.

4. Чтобы деактивировать некоторые категории на срезе, выделите его, зажмите Ctrl и кликните мышкой по ненужным позициям.

5. Тиражируйте настроенную выборку и добавляйте заготовки визуальных элементов.

Настройка базовой выборки данных перед тиражированием значительно сократит процесс создания срезов и заготовок для визуальных элементов.

Как настроить интерактивные срезы: урок на YouTube

https://rebrand.ly/slices

Быстрые трюки для excel

Умная таблица

Вот что произойдет, если преобразовать обычный список в таблицу (CTRL+T):

● шапка таблицы автоматически закрепится;

● включится автофильтр;

● размеры таблицы подстроятся под данные;

● все формулы будут автоматически копироваться на весь столбец.

Заполнение пустых ячеек

Чтобы заполнить пустоты значениями из расположенных выше ячеек:

● выделите весь диапазон;

● F5 → Выделить (Special) → Только пустые ячейки (Blanks);

● нажмите на знак «=», потом на стрелку вверх, чтобы создать ссылку на предыдущую ячейку;

● введите полученную формулу во все ячейки, нажав CTRL+Enter.

Быстрое копирование

Если надо скопировать формулу до конца столбца, то лучше не делать это вручную, протягивая черный крестик, – просто кликните по нему дважды левой кнопкой мыши.

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Просто скопируйте диапазон ячеек и вставьте его в диаграмму правой кнопкой мыши или с помощью сочетания клавиш CTRL+C и CTRL+V.

Часть 2 Сборка дашборда

Полученный в предыдущей части результат – это лишь подготовительный этап. Работа над дашбордом начинается с создания его макета, который учитывает требования к подаче информации, а также расположению визуальных элементов и интерактивных срезов.

Подготовку данных мы закончили, дальше – работа с так называемым черновиком дашборда. Подготовим макет, расположим на нем информационные блоки с визуальными элементами и соберем интерактивную версию.

2.1 Собираем по макету

Начать нужно с создания эскиза, то есть наброска будущего дашборда. Для этого достаточно иметь любой графический редактор, программу Microsoft PowerPoint или просто лист бумаги – эскиз можно схематически нарисовать от руки. На основе этого документа будем создавать макет.

Структуру нашего дашборда можно представить следующим образом.

● Название дашборда

● Карточки KPI

● Рабочая область

● Панель со срезами слева

Эскиз нужно превратить в полноценный макет, который и станет нашей отправной точкой. Здесь будет уже больше точности – макет должен содержать все визуализации, срезы и вспомогательные элементы.

В средней части (под карточками KPI) мы объединили два блока в один, чтобы отследить динамику расходов за более длительный срок.

Теперь у нас есть макет и заготовки визуальных элементов. Собираем их так, чтобы структура соответствовала созданному макету.

Делаем это на отдельном листе нашего файла Excel – назовем его «Чистовик».

Лист с заготовками из сводной таблицы переименуем в «Черновик». Здесь будем хранить и готовить все необходимые данные для чистовика дашборда.

Сначала перенесем на «Чистовик» все срезы. Для этого на «Черновике» выделим мышкой первый срез, а затем, удерживая Ctrl, и остальные.

Вырезаем всю группу срезов.

Переходим на лист «Чистовик» и вставляем вырезанное. Размещаем срезы слева согласно макету, оставив сверху 5 строк для названия дашборда и карточек KPI.

Затем из «Черновика» переносим на «Чистовик» подготовленные диаграммы – так же как делали это со срезами. Размещаем диаграммы на листе в соответствии с макетом:

● сверху по всей ширине экрана – график динамики;

● слева внизу – гистограмма по подразделениям;

● справа внизу – линейчатая диаграмма по статьям расходов.

Не оставляйте копии визуальных элементов на «Черновике», чтобы в дальнейшем не запутаться в них. Все, что понадобится на дашборде, перенесите в «Чистовик», а «Черновик» оставьте для подготовки данных и расчетов.

Получаем уже нечто похожее на дашборд. На «Черновике» при этом остаются только выборки на сводной таблице.

Резюме

Начинайте работу над дашбордом с создания эскиза и макета. Используйте для этого любой визуальный редактор или сделайте набросок от руки.