Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных

Находясь в любой ячейке созданной выборки, заходим на вкладку «Вставка», нажимаем кнопку «Вставить график или диаграмму с областями» и выбираем вид «График с маркерами».

Если при создании выборки что-то пошло не так, всегда можно вернуться в исходное состояние, нажав на вкладке «Анализ сводной диаграммы» кнопку «Очистить сводную таблицу».

Чтобы не запутаться, давайте выборкам названия.

Способ 1

Перейдите в меню «Анализ сводной таблицы» → кнопка «Параметры» слева → в открывшемся окне задайте имя таблице: «Динамика расходов».

Способ 2

Кликните правой кнопкой мыши по первой ячейке в строке с заголовками и выберите из контекстного меню «Параметры сводной таблицы».

В открывшемся диалоговом окне в поле «Имя сводной таблицы» введите название, которое будет отображать суть данных этой выборки. При дальнейшей работе вы всегда будете знать, с какой выборкой работаете.

Это диалоговое окно также можно вызвать с вкладки меню «Анализ сводной таблицы» → «Параметры».

Тиражирование выборки

Для каждой диаграммы требуется отдельный отчет сводной таблицы. Но для этого не нужно возвращаться на лист с плоской таблицей и делать новую сводную. Достаточно скопировать имеющуюся выборку и вставить ниже на свободные строки этого же листа. Это я называю тиражированием.

Убедитесь, что вы выделили и скопировали все ячейки, – иначе получите не сводную таблицу, а просто диапазон ячеек, непригодный для дальнейшей работы. Часто это происходит, когда забывают выделить итоги или столбцы, которые не уместились в видимую область экрана.

Чтобы превратить скопированную выборку в новую, делаем следующее:

ставим курсор на любую ячейку скопированной выборки;

на панели «Поля сводной таблицы» убираем галочку у поля «Месяц»;

там же ставим галочку у поля «Подразделение».

В результате получаем выборку для заготовки визуального элемента «Расходы по подразделениям». Добавляем на лист заготовку: на вкладке меню «Вставка» нажмите «Вставить гистограмму или линейчатую диаграмму» и выберите вид «Гистограмма с группировкой».

Таким же образом повторим процесс тиражирования выборки для визуализации «Расходы по статьям»:

переносим копию второй готовой выборки на новые строки, ставим курсор на любую ее ячейку;

убираем галочку у поля «Подразделение» на панели «Поля сводной таблицы»;

добавляем галочку у поля «Статья расходов».

Выборка готова, осталось отредактировать. В меню «Вставка» нажимаем «Вставить гистограмму или линейчатую диаграмму», выбираем вид «Линейчатая диаграмма с группировкой».

Ошибка «Перекрытие отчетов сводных таблиц не допускается». Что делать?

Ошибка возникает, если при обновлении данных появились новые категории и им не хватает строк, потому что там размещена следующая выборка.

Решение: добавьте нужное число пустых строк (лучше с запасом) после выборки с ошибкой и еще раз обновите информацию.

При размещении выборок друг под другом оставляйте между ними пустые строки, чтобы при добавлении данных было достаточно места для автоматического продления вниз, или размещайте их по горизонтали с отступом в 1–2 столбца.

Резюме

Все визуальные элементы на интерактивном дашборде построены на выборках данных из сводной таблицы. Один элемент – одна выборка. Тиражирование помогает сэкономить время на создании новых выборок: если новая должна отличаться от уже созданной только категориями, создавать ее с нуля необязательно.

1. Выделяем таблицу (следите, чтобы выделились все ячейки, иначе выборка не будет работать).

2. Для тиражирования копируем и вставляем на лист со сводной таблицей новую выборку.

3. Отмечаем нужные для новой выборки поля в панели «Поля сводной таблицы». Даем новой выборке название.

4. Стоя на любой ячейке выборки, выбираем и добавляем заготовку для диаграммы – оформлять ее будем позже.

5. То же самое делаем с другими выборками и заготовками визуальных элементов.

Оставляйте расстояние между выборками, чтобы избежать их перекрытия друг другом после обновления данных. Заранее определите, как лучше размещать выборки: вниз или вправо.

Как делать выборки на сводных таблицах: урок на YouTube

https://rebrand.ly/selections

Как избежать перекрытия отчетов: урок на YouTube

https://rebrand.ly/overlap

1.4 Настраиваем интерактив