Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль

Теперь вернемся к вариантам использования факса для повышения вашей продуктивности. Во-первых, если вы приучите своих клиентов, покупателей, партнеров, дилеров и всех остальных общаться с вами по факсу, а не по телефону, это уже резко повысит вашу продуктивность. Конец телефонным догонялкам. Меньше канители с перезваниваем. И информация приходит в более организованном виде. Часто, пока люди строчат факс, у них проясняется в голове и даже появляются ответы на вопросы. С входящими факсами можно разобраться позже, когда вам удобно, во время поездки, хоть когда. Возвращаясь домой или в отель, я гораздо больше рад видеть стопку факсов, чем стопку телефонограмм. Случалось вам получить телефонограмму типа «Срочно позвони Биллу», не дозвониться до Билла, после ужина мучиться несварением и проворочаться всю ночь без сна, волнуясь о том, что же случилось у Билла? Если бы вы научили Билла сноситься с вами по факсу, такой истории бы просто не было.

В плане продуктивности факс также выгоднее электронной почты. Я видел, какие электронные письма получают люди, и сравнил их с факсимильными сообщениями, которые получаю я. В факсах больше мысли. Люди стараются сгруппировать информацию в одном факсе, а электронных писем шлют кучу, по одному мелкому вопросу в каждом. И когда за помощью приходится обращаться, печатая записку и отправляя ее по факсу, люди чаще находят решение проблемы сами; у электронной почты такого эффекта нет. С электронкой все запросто, а вы ведь не хотите, чтобы другие запросто тратили ваше время?

Если вы вдруг захотите пообщаться со мной, можете послать мне факс на номер 602 269–3113. Только не сидите, затаив дыхание, в ожидании моего ответа.

Решите, как вам все это использовать – факс, e-mail, сотовый. Будьте хозяином вещей, а не рабом.

Заведите бомбу с часовым механизмом

Если вы все же ответили на входящий звонок, будет хорошо назначить лимит времени на разговор. Например, я часто говорю:

– Том, у меня через 15 минут телеконференция, но я решил ответить на твой звонок – надеюсь, нам хватит времени все обсудить. Ты согласен? Или созвонимся позже?

Тик-так, тик-так.

Если к вам кто-нибудь «заскочил» и вы все же решили его принять, тогда, впуская его в свой кабинет, будет хорошо сразу обозначить время встречи.

– Боб, сейчас мне трудно принимать незапланированных посетителей, но я рад тебя видеть. Хотя у нас будет только полчаса и не больше: у меня на 4 часа назначена телеконференция. Управимся, надеюсь?

Тик-так, тик-так, тик-так.

Может, вы не получите награду за общительность, но ваши телефонные разговоры и встречи станут короче и содержательнее. Забегающие в конце концов поймут намек. Звонящие постепенно научатся предварительно звонить и назначать время звонка, ну или хотя бы готовиться к звонку и говорить по существу. Я называю это «завести бомбу с часовым механизмом». У меня даже есть часы, которые выглядят как связка из шести палочек динамита с прицепленным таймером, а на таймере мигает красная лампочка. Когда я ставлю их посреди стола на конференции, все обращают внимание. Если вы не хотите заводить таймер физически, задайте время хотя бы вербально.

Дело в том, что большинство людей отнимет у вас столько времени, сколько вы позволите. Продавцы довольны и чувствуют себя успешными, разговаривая с покупателем: они будут затягивать беседу с приятным клиентом просто для того, чтобы не переходить к разговору с новым потенциальным покупателем.

Наемные работники тоже оттягиваются за разговором: можно отвлечься от работы. У разговоров есть свойство растягиваться, заполняя все доступное время.

Делайте занятой вид

К очевидно занятым людям пристают реже, чем к незанятым. Точно как грабители проходят мимо одних домов и заходят в другие, выискивая самую легкую, самую безопасную цель, так же и те, кто крадет и поглощает время, отрывая его у других, имеют привычку фланировать по офису в поисках лучшей возможности и легкой цели. Если вы, удобно откинувшись, расслабились за своим столом – вы мишень. Конечно, вы можете в это время просчитывать алгоритм разоружения ядерной боеголовки, но это не спасет вас, потому что этого не заметно.

Когда вы на виду, лучше всего иметь занятой вид.

Глава 4 Самое мощное и первейшее в мире правило… и как оно поможет вам преуспеть сверх самых смелых надежд