Журнал PC Magazine/RE #02/2009

Конечно, использование платформы, изначально ориентированной на решение учетных задач, вряд ли является оптимальным для создания полномасштабной СЭД. Однако «1С», скорее всего, и не ставит перед собой задачу создания универсальной системы ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным содержанием). Но в то же время можно вполне определенно сказать, что фирма будет делать основную ставку на интеграцию задач EPP и ECM, и, учитывая ее крепкие позиции на рынке автоматизации, можно уверенно прогнозировать, что «1С» сможет быстро расширить свое присутствие в сегменте малых и средних коммерческих предприятий. Так или иначе, но активизация такого игрока, как «1С», может заметно повлиять на общую ситуацию на российском ECM-рынке.

Ключевые идеи и задачи

По словам представителей фирмы «1С», главная задача, которая стоит сейчас перед продуктом, – перевод «1С: Архива» на платформу «1С: Предприятие 8». С одной стороны, это открывает новые возможности для заказчиков в плане создания комплексной системы управления предприятием (ERP + управление документами) на одной технологической базе, а с другой – для партнеров-внедренцев, которые смогут использовать свой опыт работы с «1С: Предприятием» при продвижении нового класса ПО.

До сих пор у пользователей прикладных решений на базе «1С: Предприятия» («1С: Бухгалтерия», «1С: Управление торговлей», «1С: Управление производственным предприятием») нет возможности хранить, учитывать и контролировать разнообразные внутренние документы компании. А часто именно такие документы несут в себе основные внутренние знания предприятия и являются его конкурентным преимуществом. Например, ранее никак не хранились и не учитывались планы, маркетинговые исследования, рекламные материалы, результаты совещаний, внутренние проектные документы и т. д. К тому же есть огромный спектр организаций или их подразделений, работа которых связана главным образом именно с внутренними документами – это юридические и страховые компании, банки, вузы, консалтинговые фирмы и т. д. Не говоря уже о секторе органов государственного управления, основная работа которых связана именно с управлением документами.

Специалисты «1С» считают, что «1С: Архив 8», как и его предшественники, не имеет отраслевой специфики и может применяться как государственным, так и коммерческим предприятием. По числу пользователей ограничения диктуются только самой платформой «1С: Предприятие», однако эксперты фирмы полагают, что новой версии продукта будет по силам внедрение на 1000 и более пользователей. При этом он сможет эффективно использоваться и самыми малыми предприятиями.

На нынешнем этапе развития данного решения разработчики не ставили задачу радикального расширения его функциональных возможностей по сравнению с версией 3.0. Главным сейчас было реальзовать на базе платформы «1С: Предприятие» все лучшее от предыдущего варианта, добавив при этом некоторые важные вещи: отчеты по документам и по исполнительской дисциплине, управление бизнес-процессами, полноценную работу через Web, регистрацию корреспонденции и ряд других функций.

Тем, кто уже пользуется «1С: Архивом» версии 3.0, переход на новый вариант программы должен предоставить более высокий уровень учета документов, контроля исполнения, автоматизации внутренних процессов прохождения документов и т. д. И что, возможно, еще важнее, так это интеграция задач учета ресурсов и управления документами.

Все документы в программе хранятся в виде структуры разделов с учетом прав доступа и организованных по различным принципам.

Те же, у кого пока нет системы управления документами, смогут с помощью данного продукта организовать управляемую работу сотрудников с этими документами, хранить всю историю работы, получить отчетность для принятия управленческих решений.

Основные возможности «1С: Архива 8»

Все документы в программе хранятся в виде структуры разделов с учетом прав доступа (рис. 1). Разделы можно формировать по различным принципам: в соответствии с организационной структурой предприятия, по типам документов (например, «договора», «приказы», «служебные записки») или по уровню доступа (например, «общие», «конфиденциальные»).

Рис. 1. Управление структурой разделов