7 правил ведения сложных разговоров с коллегами и начальством

Отсутствие ясности и понимания тоже может привести к офисным скандалам. Допустим, вы поручили проект нескольким людям в команде. Однако вы не обозначили конкретно, кто за что отвечает. Один из членов команды тянет на себе львиную долю работы и не перестает напоминать об этом всем вокруг. Вы могли бы избежать подобной ситуации, если бы четко распределили работу. Вам нужно поговорить со всеми сторонами и проследить, чтобы ситуация наладилась. Подумайте, кто отвечает за каждый этап проекта. Затем позвоните или встретьтесь с сотрудником, который считает, что выполняет почти всю работу один, и скажите ему: «Насколько мне известно, вы считаете, что ответственность за этот проект легла на ваши плечи. Я прав?» Допустим, он ответит «да», он ведь кричит об этом на всех углах. Тогда вы скажете: «Понимаю, почему у вас сложилось такое впечатление. Когда я поручил этот проект вам и Тому, я не обозначил своих ожиданий. И я должен извиниться за это. Я планировал, что вы будете работать напрямую с клиентом, чтобы сформулировать требования к производству нового продукта. А Том затем по этим требованиям организует цепочку поставок, чтобы конечный продукт соответствовал требованиям и бюджету клиента. Я сегодня встречаюсь с Томом и объясню ему его роль в этом проекте». На будущее убедитесь, что люди четко понимают свои обязанности, а также ваши ожидания. Так вы избежите скандалов, которые происходят, когда люди конкурируют за положение или когда кому-то кажется, что он делает чужую работу.

Один из самых неприятных скандалов на работе происходит, когда два сотрудника смотрят на одну и ту же ситуацию по-разному. В таком случае без разговора не обойтись, и разговор этот будет эмоционально напряженным. Считайте, что вы посредник. Вы будете соблюдать семь правил общения, перечисленных в этой книге, но ваша роль в этой дискуссии другая. Вы не будете вести диалог. Но вы будете направлять его и подталкивать обе стороны к сотрудничеству и поиску взаимовыгодного решения. В качестве примера приведу ситуацию, когда мне пришлось вмешаться и выступить посредником в разговоре двух моих сотрудниц, которые устроили нешуточные стычки в офисе.

Бэт проработала со мной несколько лет, а Лиза пришла к нам совсем недавно. Бэт была надежным работником, гордилась тем, что всегда приезжает вовремя и начинает рабочий день ровно в 8:30. Лиза, напротив, была более импульсивной и неорганизованной. Иногда она сидела за рабочим столом ровно в 8:30 и занималась делами, а иногда болтала на кухне с коллегами, попивая кофе. Вскоре после появления Лизы всем стало очевидно, что эти двое не могут сработаться. Когда их разногласия стали влиять на весь отдел, я решила, что пора вмешаться. Я вызвала их обеих к себе в кабинет, и вот как сложился наш разговор:

Я: Я не могла не заметить, что трения между вами влияют на весь отдел. И я решила, что нам стоит встретиться и найти путь к примирению. Бэт, начнем с тебя?

Бэт: Хорошо. Дело в том, что до 9:00 мы принимаем звонки, поступающие на ресепшн, а значит, кто-то из нас должен быть на рабочем месте ровно в 8:30, чтобы подключить телефонную линию. Мне кажется, я единственная соблюдаю правила. По утрам, когда один из моих детей плохо себя чувствует, я ужасно нервничаю, потому что сомневаюсь, что Лиза подменит меня. Она почти всегда опаздывает.

Я: Мы на разных этажах, так что я этого не заметила. Лиза, что ты думаешь об этой ситуации?

Лиза: Я приезжаю на работу вовремя каждый день. Спросите любого, кто заходит на кухню рано утром, потому что первое, что я делаю, – наливаю себе чашку кофе. Не вижу здесь никакой проблемы, хотя я действительно чувствую, мягко говоря, недружелюбное отношение со стороны Бэт.

Я: Лиза, помню, когда я наняла тебя, мы говорили о том, как важно быть на рабочем месте каждый день в 8:30. Может, что-то изменилось у тебя дома, и это мешает тебе приезжать вовремя? Ты понимаешь, почему Бэт переживает?

Лиза: Вообще-то, да. Мой пасынок живет теперь с нами два дня в неделю, и я вожу его в школу. Это по понедельникам и вторникам. Иногда на дорогах чудовищные пробки, и по утрам у нас такой бардак, что у меня нет времени даже кофе выпить перед уходом.

Бэт: Я не знала, что с тобой теперь живет твой пасынок. Я понимаю, как это тяжело – собрать подростка в школу.

Я: Да, бывает нелегко сочетать работу и семью. Что мы можем сделать, чтобы облегчить жизнь вам обеим?

Бэт: Что если я буду начинать рабочий день в 8:00 и уходить из офиса в 17:00? Я возьму на себя всю ответственность за звонки. А Лиза будет работать, как и раньше, с 8:30 до 17:30.

Лиза: Со следующего месяца я записалась на вечерние курсы два раза в неделю. Занятия начинаются в 18:00. К счастью, в эти дни моего пасынка нет с нами. Было бы здорово, если бы вы отпускали меня в 17:00 несколько дней в неделю. Предлагаю вот что. Бэт будет работать с 8:00 до 17:00 по понедельникам, вторникам и средам, а я буду работать в эти часы по четвергам и пятницам?

Бэт: Не возражаю.