Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

После подписания трудового договора и заявления о приеме на работу сотрудник отдела кадров подготавливает проект приказа о приеме на работу. Проект приказа при формировании отделом кадров электронной информационно-справочной базы, состоящей из копий приказов, оформляется в 3 экземплярах. Если электронная база отсутствует, необходимо подготовить дополнительную, 4 копию приказа (на бумажном носителе), так как ведение информационно-справочной работы по подлинникам приказов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, недопустима.

При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.

Стоит заметить, что некоторые современные кадровые программы автоматически регистрируют приказы на этапе оформления проекта документа. Это не совсем правильно с точки зрения делопроизводства и нарушает хронологический порядок издания приказов (датой приказа считается дата его подписания руководителем). В то же время исключает возможность издания приказов задним числом, их переоформления и других подобных случаев фальсификации документов.

Правила подписи

После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть:

1) руководитель кадровой службы;

2) отдел труда и заработной платы;

3) непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);

4) работник бухгалтерии.

Последним, непосредственно перед подписанием приказа руководителем, свою визу ставит сотрудник юридической службы.

Проект приказа визируется на лицевой стороне первого экземпляра для того, чтобы подлинник хранился вместе с визами ответственных должностных лиц. Визирование проекта документа – это оценка его сущности, своевременности и целесообразности, а также соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Визирующая подпись ответственного должностного лица означает, что с точки зрения его компетенции в тексте данного документа не содержится никаких нарушений.

После визирования руководитель подписывает первый экземпляр приказа. Если бухгалтерия для оформления лицевого счета работника, а также предъявления документов различным проверочным комиссиям требует подлинник, а не копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, начальнику отдела кадров придется убедить руководителя предприятия подписать 2 экземпляра приказа.

Не забудьте, что работник также должен расписаться в приказе о своем приеме на работу!