Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Регистрация документов о приеме После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб. Однако это ошибка: документ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован.

Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку и подшить подлинник приказа в дело. Через 5 дней после приема работника на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:

1) 1 экземпляр передается в бухгалтерию;

2) 2 экземпляр подшивается в личное дело работника;

3) 3 экземпляр подшивается в дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии» с целью ведения информационно-справочной работы.

По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

Реквизит «Отметка о заверении копии» выглядит следующим образом:

Верно

Начальник отдела кадров

_________________

(Ф.И.О)

_________________

(наименование организации)

Дата_________________

Если копия выдается по запросу сторонней организации, то подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью, в приведенном нами примере – печатью отдела кадров.

Сроки хранения

В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения в 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив.

Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет. Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения 5 лет (ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

А теперь приведем несколько образцов кадровых документов, заполняемых при приеме на работу.

Приложение 1.

Образец заявления о приеме на работу

...

Генеральному директору_________________(Наименование организации)_________________(Ф.И.О)проживающей(му) по адресу:_________________(адрес)

Заявление