Аттестация персонала – путь к взаимопониманию

• личный листок по учету кадров;

• отчет об итогах работы, документы, подтверждающие квалификацию, и послужной список.

Запаситесь бланками отчета об аттестации. В них должны быть отражены:

• должностные обязанности сотрудника, его индивидуальные задачи и полученные результаты;

• замечания о работе и профессиональные проблемы;

• уровень квалификации, потребность в ее повышении.

Продумайте все детали

Позаботьтесь об организационной и технической сторонах:

• заранее договоритесь с сотрудником о дате, месте и продолжительности собеседования;

• напомните ему о вашей договоренности незадолго до назначенной даты;

• выберите спокойное место, где вас никто не потревожит.

Подберите все необходимые материалы:

• послужной список, самые важные факты из трудовой биографии;

• отчет о прошлогодней аттестации;

• перечень должностных обязанностей;

• отчеты о собеседованиях по промежуточным итогам работы за истекший год;

• заметки о наиболее значительных событиях в работе сотрудника за прошедший год (их учет должен вестись в течение всего года).

Продумайте свою позицию:

• решите, какие качества вам понадобятся в этом разговоре: умение выслушать, твердость, искренность и т. д.;

• будьте внимательны к формулировкам: очень важно, в какой форме вы выразите отказ или критическое замечание, чем мотивируете согласие, как поздравите с успехами.

План отчета об аттестации

1. Анкетные данные сотрудника: имя, фамилия, дата рождения, стаж работы на вашем предприятии, образование, резюме, послужной список и т. д.

2. Сведения о работе:

• должность;

• задачи и полученные результаты;

• основные события за прошедший период.

3. Первичный анализ:

• обнаруженные недостатки в работе, их вероятные причины;

• как эти недостатки и неудачи были восприняты самим сотрудником и его коллегами.

4. Перспективы:

• расширение сферы ответственности, новые полномочия;

• карьерный рост;

• повышение квалификации;

• постановка новых задач.

5. Вынесение оценки: общая оценка работы сотрудника, его соответствия занимаемой должности, достигнутых результатов. При необходимости особо отметить личные показатели.

6. Подведение итогов: подготовка общего заключения.

Над чем стоит подумать

• Какие у сотрудника были успехи и неудачи? Какие у него трудности, в чем его основные достоинства?

• Какие перемены ожидаются в работе и задачах вашего подразделения? Как это коснется данного сотрудника?

• Готов ли он к более ответственной работе?

• Нужно ли ему повысить квалификацию:

– для более успешного выполнения своих служебных обязанностей;

– для расширения круга обязанностей или продвижения по службе?

• Как это повлияет на его работу?

• Какие задачи можно наметить на следующий год?

Как проходит собеседование?

Первый шаг: вступление.

Второй шаг: подведение итогов работы за прошедший период.

Третий шаг: программа действий на следующий год.

Четвертый шаг: перспективы профессионального роста.

Пятый шаг: заключение.

Первый шаг: определите тему обсуждения

От менеджера при этом требуется:

• приветливо встретить сотрудника, установить с ним контакт;

• обозначить временные рамки собеседования;

• определить предмет обсуждения;

• вкратце изложить план собеседования;

• проявить внимание и готовность к диалогу.

Совет!

Прежде чем переходить к сути дела, поинтересуйтесь, нет ли у сотрудника вопросов или замечаний.

Не следует:

• сразу же приступать к обсуждению работы сотрудника;

• начинать разговор без четкого плана.

Второй шаг: подведите итоги прошедшего периода

Сотрудник должен:

• представить отчет о работе, основываясь на своих функциях, должностных обязанностях и поставленных перед ним задачах; в отчете следует отразить:

– вклад в достижение командных результатов, реализацию проектов;

– повышение личных показателей;

– развитие профессиональных навыков;

• проанализировать свои недостатки, объяснить их причины.

Менеджер должен:

• выслушать сотрудника, расспросить о деталях, обобщить информацию;

• дополнить его отчет имеющимися сведениями;

• ознакомить со своим анализом его работы.

Сотрудник и менеджер должны вместе:

• определить:

– сильные стороны и недостатки работника;

– меры для преодоления недостатков;

– пути повышения квалификации;

• оценить выполнение сотрудником своих должностных обязанностей, достигнутые им результаты и уровень его профессиональности.

Третий шаг: составьте план работы на следующий год