Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Создайте столбчатую диаграмму, на которой указаны все процессы (т. е. работники) и индивидуальное время цикла каждой операции. Повесьте график на доску или стену так, чтобы члены команды могли его видеть и комментировать. Для обозначения операций, выполняемых каждым человеком, используйте клейкие листочки. Пусть их размер будет пропорционален времени, которое необходимо для завершения соответствующего задания. Начертите горизонтальную линию, обозначающую время такта.

5. Определите идеальное количество работников

Чтобы найти идеальное количество работников для потока создания ценности, разделите общее время цикла процесса на время такта.

Общее время цикла / время такта = требуемое количество работников

Пример. Если общее время цикла процесса равно 50 минутам, а время такта – 15 минутам, тогда требуемое количество работников составит: 50 мин / 15 мин = 3,3 работника.

Полученное число не всегда будет целым. В этом случае нужно поступать следующим образом:

а) Если дробная часть числа меньше 0,5, округлите количество работников в меньшую сторону. Каждый из них должен получить столько заданий, чтобы уложиться во время такта. При наличии незанятого времени перераспределите его в пользу одного сотрудника и поручите ему заниматься стандартизацией работы и совершенствованием рабочих процессов с целью сократить время цикла операций до времени такта. По завершении этой работы сотрудника можно назначить на другую позицию. Бережливое производство подразумевает не сокращение людей, а устранение потерь. Сделайте все возможное, чтобы найти для этого сотрудника место в организации. В противном случае концепция бережливого производства никогда не получит поддержки со стороны рядовых сотрудников.

Примечание. Чтобы уменьшить время цикла процессов в соответствии со временем такта, следует воспользоваться сводной таблицей и картой стандартизированной работы, которые будут рассмотрены далее.

б) Если дробная часть полученного числа равна или больше 0,5, округлите количество работников в большую сторону. Скорее всего, на данном этапе вам не удастся устранить настолько большие потери. И снова – каждый работник должен получить столько заданий, чтобы уложиться во время такта, а при наличии незанятого времени его следует перераспределить в пользу кого-то одного.

6. Создайте график будущей загрузки работников

Вместе с членами команды расположите клейкие листочки на графике так, чтобы все задания были равномерно распределены между работниками. Постарайтесь сделать так, чтобы время работы каждого сотрудника соответствовало времени такта, и в то же время обеспечьте непрерывный поток операций. В идеальной ситуации каждый должен работать в течение всего времени такта.

7. Перераспределите элементы работы, документируйте изменения и обучите персонал

После того как члены команды придут к единому мнению относительно распределения рабочей нагрузки, обучите персонал новым обязанностям и документируйте внесенные изменения.

Итак, балансировка рабочей нагрузки позволит:

• равномерно распределить элементы работы между сотрудниками и усовершенствовать рабочий поток;

• назначить порядок выполнения отдельных операций, из которых состоит процесс;

• определить оптимальное количество работников, необходимых для выполнения процесса;

• поможет отчасти реорганизовать и усовершенствовать поток создания ценности.

Теперь, когда поток работы усовершенствован путем перепланировки офиса, создания системы документооборота и балансировки рабочей нагрузки, пора заняться стандартизацией как можно большего объема организационных знаний с тем, чтобы сократить вариабельность результатов работы.

V. Стандартизируйте работу

Стандартизировать работу – значит создать набор правил, в соответствии с которыми должна выполняться та или иная операция. Это позволит добиться единообразия и исключить вариабельность результатов. Стандартизированная работа обеспечивает постоянный уровень производительности, качества и надежности. В то же время наличие хорошо документированных рабочих стандартов стимулирует у сотрудников позитивное отношение к собственным обязанностям.

Стандартизировать работу можно при помощи двух основных инструментов: сводной таблицы стандартизированной работы и карты стандартизированной работы.

Сводная таблица стандартизированной работы:

• документирует время, требуемое на выполнение каждой операции или задания;

• показывает поток работы;

• показывает соотношение между физической работой (ввод данных в компьютер, телефонные звонки и т. д.), перемещением работы (перемещения работника, отправка документов в базу данных), временем в очереди и временем обработки данных компьютером.