Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Используйте журнал учета времени создания ценности, чтобы отслеживать время цикла для соответствующего процесса. Его необходимо заполнять постоянно. Журнал следует поместить внутрь папки процесса слева. Руководитель отдела должен ежемесячно его просматривать, анализировать данные и записывать результаты. Журнал учета времени создания ценности позволяет:

• получать точные, основанные на фактических данных показатели работы отдела;

• проводить анализ процессов на основе самой последней информации;

• найти новые способы совершенствования того или иного процесса;

• определить количество новых сотрудников, которых необходимо привлечь при увеличении загрузки.

Записи в журнале учета времени создания ценности следует делать каждый раз, когда начинается и заканчивается соответствующий процесс. В журнале также следует проставлять дату и подпись.

Внешняя сторона папки процесса

С внешней стороны подпишите папку процесса в двух местах: на ярлычке и на лицевой стороне обложки.

Благодаря этому вы сможете находить папку быстрее и устраните временные потери, связанные с поиском нужных документов.

На каждой папке должна присутствовать следующая информация:

название процесса – название процесса согласно основному списку процессов;

поставщик – самый ранний процесс, поставляющий работу;

потребитель – название отдела/организации в конце потока создания ценности, по запросу которого выполняется работа;

частота – среднее количество циклов выполнения процесса за определенный период;

время создания ценности – общее время цикла, необходимое для выполнения процесса;

ответственный сотрудник – фамилия сотрудника, который назначен ответственным за процесс;

дата проверки – дата, когда должна проводиться регулярная проверка процесса.

III. Разместите папки в офисе

Создайте устройство, в которое можно было бы поместить папки процессов (т. е. организационные знания), чтобы все сотрудники имели к ним доступ. Подобное устройство должно служить визуальным средством оповещения, которое все смогут видеть. На представленной ниже иллюстрации показано устройство карусельного типа, в котором можно хранить папки процессов. Такое устройство обеспечивает легкий доступ к документам. Ниже мы используем его для создания визуального питча и позднее для выравнивания, что представляет собой ключевую характеристику бережливого офиса.

На внешней стороне каждой папки должна быть легенда с расшифровкой ее возможных положений: активного и пассивного.

Папка в активном положении содержит работу, которую требуется выполнить. Такую папку следует класть горизонтально.

Папки в неактивном положении содержат работу, которая уже выполнена, и их следует ставить вертикально.

Положение папки служит визуальным сигналом, с помощью которого:

• стандартизируются способы обмена информацией относительно текущей работы;

• происходит оповещение менеджеров в случаях, когда работа выполняется с отставанием от графика.

Системная папка всегда должна быть повернута в активное положение.

Папки процессов сначала должны находиться в активном положении, поскольку в них есть незавершенная работа. Затем, по мере выполнения текущей работы, их поворачивают в неактивное положение.

После того как будет создана типовая папка процесса, членам команды нужно решить следующее:

• где папки процессов будут храниться;

• сколько всего папок необходимо создать (в зависимости от планировки офиса).

Примечание: если над одним и тем же процессом будут работать две группы сотрудников, потребуется создать две одинаковые папки; если над процессом будет работать только одна группа, понадобиться лишь одна папка.

Папки процессов должны быть хорошо видны издалека и располагаться в общедоступном месте (карусель). В следующем разделе мы объединим их с визуальным питчем.

IV. Сбалансируйте рабочую нагрузку

После того как вы определите место хранения папок процессов с учетом потребностей сотрудников, которые будут выполнять работу, вам нужно равномерно распределить между ними отдельные задания. Это позволит создать непрерывный поток. Балансировка рабочей нагрузки позволяет распределить работу в потоке создания ценности таким образом, чтобы выполнялось время такта.

В офисах, организованных по традиционной модели, некоторые сотрудники могут работать сверхурочно, в то время как другие иногда ничего не делают. Балансировка рабочей нагрузки позволит создать идеальную ситуацию, когда все сотрудники будут в равной степени заняты работой, создающей ценность. Начинать балансировку следует с анализа текущего времени цикла процесса или набора операций.

Время цикла