Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Бережливая система документооборота подразумевает создание трех папок: системной папки, папки процесса и справочной папки. В каждой из папок будет находиться текущая работа или справочная информация, необходимая для того, чтобы удовлетворить потребительский спрос.

Шесть шагов к созданию бережливой системы документооборота:

I. Создайте системную папку, или основной канбан процесса.

II. Создайте папку процесса, т. е. канбан работы.

III. Разместите папки в офисе.

IV. Сбалансируйте рабочую нагрузку.

V. Стандартизируйте работу.

VI. Контролируйте поток с помощью визуального питча.

На создание бережливой системы документооборота у вас уйдет больше времени, чем на любой другой инструмент, описанный в этой книге. Не торопитесь. Каждый из этапов имеет большое значение и требует согласованной работы всех членов команды. Будьте терпеливы, пытаясь договориться с остальными, поскольку на данном этапе вы примете много важных решений, касающихся обработки информации. В дальнейшем это послужит фундаментом для создания эффективного потока работы с документами. Кроме того, не забывайте о развитии компьютерных технологий и увеличении объема информации, обрабатываемой электронными средствами. Подумайте, как описанные в этой главе принципы можно использовать при создании баз данных.

I. Создайте системную папку, или основной канбан процесса

В системной папке хранится вся информация, имеющая отношение к процессам и потокам создания ценности, которая была выявлена раньше с помощью формы для сбора данных. Она служит основным источником информации для всей системы документооборота. Системная папка:

• содержит всю информацию о процессах;

• служит визуальным средством контроля документов;

• помогает понять, что нужно получить в итоге;

• позволяет передать знания о процессах от сотрудника к организации.

Системная папка имеет две части: внешнюю и внутреннюю.

Содержимое системной папки

Документы, хранящиеся внутри системной папки, – это «мозговой центр» всего бережливого офиса. В их число входят: а) основной список процессов, б) график проверки процессов и в) матрица обучения.

Основной список процессов

Как и в случае с формой для заказа канцелярских принадлежностей (в которой перечисляются все виды канцтоваров), чтобы создать карточку канбан / папку для каждого процесса, вам потребуется составить список всех процессов. Основной список процессов – это документ, в котором перечислены все процессы, входящие в поток создания ценности и необходимые для того, чтобы удовлетворить требование клиента. В него может быть включена лишь часть всех процессов, выявленных при помощи формы для сбора данных.

Ответственным за список является руководитель отдела или подразделения организации.

Основной список процессов составляется за шесть шагов:

1. Расставьте приоритеты и классифицируйте процессы.

2. Назначьте хозяев процессов.

3. Назначьте цветовые коды.

4. Создайте блок-схемы процессов.

5. Утвердите процессы.

6. Обучите персонал.

Создайте документ Word или таблицу Excel, чтобы заносить туда всю информацию, полученную на каждом из шести этапов.

1. Расставьте приоритеты и классифицируйте процессы

В главе 4 вы составили список процессов, над которыми работали сотрудники вашего отдела (т. е. провели учет рабочих процессов). Предполагалось, что вы будете собирать данные в течение одного месяца. Теперь, когда данные собраны, вам необходимо разделить процессы, выявленные в потоке создания ценности, на две группы: а) критичные и б) некритичные. Возможно, вам потребуется дополнительно классифицировать процессы как проекты, совещания, операции, выполняемые по мере необходимости, и т. д. Также следует четко разграничить ежедневные процессы и процессы, которые, как правило, выполняются не каждый день. Подробная классификация (и дальнейшая расстановка приоритетов) позволит вам гибко подойти к внедрению принципов бережливого производства в своем офисе.

На первом этапе следует определить, к какой из трех категорий, перечисленных ниже, относится каждый процесс:

1. Критичные процессы должны быть выполнены сегодня (немедленно). Они напрямую влияют на финансовую ситуацию в организации или касаются особо важных вопросов.

2. Некритичные процессы можно перенести на следующий день.

3. Периодичные процессы выполняются еженедельно, ежемесячно или время от времени.