Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Раздел «План действий и ресурсы» требуется не всегда. В приведенном выше примере само решение очевидно, а цена этого решения невелика в сравнении с ценой проблемы. Создание филиала не влечет за собой больших рисков. Если бизнес с «Эколайн» свернется, а новых клиентов в Новосибирске не появится, филиал можно закрыть без особых потерь. Серьезные риски возникают лишь в случае отсутствия решения об открытии филиала (вариант «все оставить как есть»). План действий, детальный бюджет и конкретные шаги в столь ясной и однозначной ситуации, как правило, остаются на усмотрение автора письма. Первому лицу можно сообщить лишь итоговые цифры и срок, когда «все будет сделано».

В более сложных ситуациях с очень высокой ценой вопроса и рисками раздел 4 следует заполнить. В части ресурсов размещаются подробный бюджет, калькуляция доходов и расходов, перечень источников средств. В части плана действий описываются ключевые этапы и сроки их завершения, указываются ответственные. Если план содержит серьезные риски, необходимо перечислить эти риски и указать меры по их снижению.

Шаблон 2: отчет об исполнении плана или поручения «План – факт»

Цель:получить подтверждение и оценку сделанной работы.

Структура:

Название плана или поручения, отраженное в заголовке отчета.

1. Резюме. Главные мысли отчета.

2. Статус «план – факт». Описание того, что сделано, что не сделано, почему не сделано, когда будет сделано, сколько потрачено ресурсов.

Статус часто удобно представлять в табличной форме – например, так:

Расходы и статус не обязательно описывать строго так, как указано в этой таблице, однако приведенные варианты подойдут в большинстве случаев.

Пример использования шаблона «План – факт»

Генеральный директор запросил у руководителя департамента маркетинга отчет о выполнении плана мероприятий за первый квартал.

Отчет о выполнении плана маркетинговых мероприятий за I квартал 2013 г.

1. Резюме

Из пяти запланированных мероприятий четыре завершены.

Возникла задержка по изготовлению ТВ-ролика, вызванная необходимостью доработки концепции. В связи с этой задержкой израсходовано лишь 42 % бюджета первого квартала. Работа над роликом будет завершена 12 мая.

2. Статус «план – факт»

В приведенном примере невозможно описать результат в терминах эффекта. Если же общий экономический или организационный эффект от реализации плана можно показать, это нужно делать сразу – в первом разделе отчета. Затем следует указать эффект от реализации конкретных мероприятий, добавив столбец в таблице статуса:

Если адресату будет достаточно резюме, он не станет читать дальше. Если потребуются уточнения, он сможет ознакомиться с более подробной информацией в разделе статуса.

Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»

Цель: получить согласие с выводами и рекомендациями.

Структура:

1. Цель отчета

2. Выводы

3. Рекомендации

4. Результаты исследования. Факты и данные, на которых основаны выводы и рекомендации.

5. Методика сбора и анализа фактов и данных

Пример использования шаблона «Выводы – рекомендации»

По запросу руководителя крупной транспортной компании, осуществляющей междугородние автобусные перевозки, было проведено исследование удовлетворенности клиентов. Результаты исследования представлены в отчете: