Бизнес-анализ от а до я: гид для начинающих

На звонке мы определили, какие вопросы БА должен прояснить с клиентами, так как, например, были неясности в бизнес-требованиях, которые по своей природе не должны быть детализированы. Также я получил ценное замечание, о котором совсем не подумал – об интеграции моей функции с существующей в нашем продукте системой управления адресами. Поскольку адреса используются во множестве модулей/компонентов, у нас есть отдельный компонент, предназначенный для этой цели. Мы обсудили необходимость создания карты интеграционных связей между элементами, а также необходимость мне изучить нашу существующую систему управления адресами. Последним пунктом обсуждения стали первые требования из декомпозиции, которые были наиболее понятны и которые можно было начать документировать. В результате звонка появились задачи для каждого из нас, которые нужно выполнить в определённые сроки. БА попросил меня также прислать итоги нашего звонка в письме. Как всегда, любое обсуждение планируемых задач с коллегой оказалось очень полезным – это большой плюс работы в команде, даже если команда маленькая. В течение 30 минут после звонка я отправил митинг-ноутс (Meeting Notes) в письме, где включил информацию о том, что мы обсудили, кто и что должен сделать и когда. Хочу сделать акцент на этом фантастически полезном и ценном артефакте – «митинг-ноутс», который я использую в своей работе в ИТ уже 10 лет и везде, где это возможно. Почему фантастически? Потому что этот артефакт помогает мне структурировать планы мои, команды и клиента; минимизировать риски возможных неясностей во время совещаний; защитить от возникновения любых видов споров как внутри команды, так и с клиентом по поводу договоренностей, указанных в этих записях; определить ответственные стороны и сроки выполнения; и является самым надежным коммуникационным каналом для сохранения информации. Когда у каждого участника совещания есть, по сути, копия документа о договоренностях в его личной электронной почте, то очень сложно изменить эту информацию. Я лично всегда отправляю митинг-ноутс, даже когда меня никто об этом не просит. Это дает мне 100% уверенность, что информация донесена всем, даже если на самом совещании кто-то был не вовлечен по каким-либо причинам; такой человек может потом найти время и прочитать митинг-ноутс позже. И за свою карьеру у меня было множество случаев, когда этот артефакт спасал от масштабных проблем или споров на разных уровнях менеджмента между клиентами и моей компанией. Например, когда речь идет о финансах, и кто-то на стороне клиента упустил важный пункт, который был указан в митинг-ноутс, этот человек может пытаться убеждать на словах, что чего-то не было или что-то было неправильно понято. Однако, пересылка участнику митинг-ноутс письма шестимесячной давности, где он был в числе получателей и согласился со всем предложенным, решает проблему положительно почти всегда. Я приведу небольшой пример митинг-ноутс, который отослал, чтобы показать именно структуру митинг-ноутс письма – простую и очень эффективную.

Письмо, которое я отправил своему БА:

Тема письма: «Митинг нотсы от 10 июля: обсудить функцию управление адресной информацией»

Тело письма: «

Обсудили:

Требования к новой функции

Требования, которые можно брать в работу

Требования, которые нужно прояснить с клиентом (номера требований)

Экшн айтем (action items – пункты действий):

Прояснить бизнес требования с клиентом/// ведущий БА /// до конца недели (список требований прикреплен)

Изучить и включить интеграционный маппинг/// Миша /// следующие две недели.

Подготовить дизайн к требованиям А,Б,С, И так далее/// Миша /// эта неделя.

Дополнение: допиши если я что-то упустил.»