Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Для этого и нужны вступления: они должны разжечь интерес, энтузиазм и желание узнать, что будет дальше.

Я оставляю на ваше усмотрение то, как вы будете разжигать этот интерес. Что же касается вводных слов, я предлагаю использовать формулу ЦВО:

Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?

Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?

Обзор. Дайте нам общее представление о структуре презентации, о том, чего мы можем ожидать во время презентации. Это даст нам возможность сконцентрироваться на содержании, а не на лихорадочном желании выяснить, о чем вы сейчас говорите и что будет дальше.

Вы можете расположить элементы формулы ЦВО в любом порядке в зависимости от своего представления о том, какой тон в общении с аудиторией вам следует взять. К примеру, вы можете сказать:

Цель: «Моей целью сегодня является представление набора практических рекомендаций по преодолению беспокойства во время проведения презентации».

Важность: «Это очень своевременно, так как на следующей неделе вы должны представить свои рекомендации совету директоров».

Обзор: «За тот час, что у нас имеется, мы обсудим этапы планирования, подготовки и проведения презентации».

Или

Важность: «Вас пригласили выступить с презентацией перед советом директоров на следующей неделе».

Цель: «Поэтому я хочу потратить ближайший час на то, чтобы дать вам набор практических рекомендаций по преодолению нервозности во время выступления».

Обзор: «Давайте начнем с того, как лучше планировать презентацию, затем обсудим ее подготовку, и закончим тем, как ее провести».

Или

Обзор: «В этой презентации я расскажу о том, как спланировать, подготовить и провести презентацию».

Цель: «Как вы знаете, выступление с презентацией может вызвать излишнюю нервозность. Таким образом, моей целью является показать, как те методы, которые мы будем обсуждать, помогут вам справиться с этой проблемой».

Важность: «Это обсуждение очень своевременно, поскольку на следующей неделе вас попросили представить рекомендации совету директоров».

Обдумывая ЦВО-введение, имейте в виду, что головы слушателей забиты множеством других важных вопросов. Подготовьте такое вступление, которое переключит внимание участников на то, о чем будете говорить вы. Дайте им понять, что ваше выступление заслуживает их времени и внимания.

Вступление лучше писать заранее, чтобы как следует продумать последовательность его элементов и выбрать для них нужные интонации.

Составьте план заключения

Немногое способно столь же быстро вызвать улыбку на лицах ваших слушателей, как слова: «…и чтобы подвести итог…». Даже если ваша презентация была понятной, интересной и хорошо структурированной, слушатели будут вам крайне признательны, когда вы позволите им вернуться к своим обязанностям. Заключение, как и введение, притягивает к себе максимум внимания со стороны аудитории. Вот что я рекомендую в качестве эффектного заключения:

1. Резюмируйте основные тезисы презентации, будь то заключения, тенденции, аргументы или что-то еще.

2. Еще раз проговорите рекомендации. (Помните, вы представили их как основную идею вашей презентации.)

3. Представьте программу действий. Слушатели с большей вероятностью согласятся с вашими рекомендациями, если поймут: вы предвидели, что именно понадобится для их осуществления. Подготовьте слайд, который показывает отдельные шаги или действия, необходимые для выполнения рекомендаций. Определите ответственных за каждый шаг. Покажите, сколько времени займет каждый этап и когда можно ожидать завершения программы. Кратко обозначьте, во сколько обойдется каждый этап и сколько составит общий бюджет.

4. Попросите дать согласие и взять на себя обязательства, необходимые для выполнения рекомендаций. Пусть вас не вводят в заблуждение кивание головой или утверждения типа «Я понимаю» по ходу презентации. Они ни в малейшей степени не означают согласия. Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: «Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?» Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.

5. Закончите «дальнейшими шагами». Подведите итог всех договоренностей, достигнутых во время презентации. К примеру, кто-то из слушателей попросил провести какой-то специальный анализ, вы попросили о дополнительной информации. Повторите все это в конце, чтобы убедить нужных людей в том, что вы их слышали. Не забудьте получить согласие на последующие встречи или презентации.