Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Марк начинает: «Друзья, римляне, соотечественники, я обращаюсь к вам…» Но что мы видим? Вместо того, чтобы, как обычно, произнести пылкую речь, Марк спроецировал текст своего выступления на простыню, натянутую между двумя коринфскими колоннами. Повернувшись спиной к аудитории, он читает текст — слово за словом.

Неудивительно, что когда Марк принялся читать, римляне в свою очередь развернулись к нему спиной и отправились по домам. Вернувшись обратно в наше время, вы обнаружите, что данный тип презентации по-прежнему в ходу. Подобный стиль выступления — страница за страницей, и так до бесконечности — свойствен докладчикам, которые не доверяют самим себе и больше думают о раздаточных материалах, чем о презентации. Это скорее декламация, чем презентация.

Взгляните на следующий пример: вот типичный образец текстового слайда, с которым мы очень часто сталкиваемся в деловом мире.

ОСНОВНЫЕ СЛАБЫЕ МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ

Управленческая структура компании Stocks&Bonds имеет несколько серьезных недостатков, которые должны быть исправлены путем перераспределения полномочий.

1. Нет единого признанного главы компании (как, например, председатель совета директоров, исполнительный директор, финансовый директор, административный директор).

2. Нет ясного распределения властных полномочий и ответственности за основные сферы деятельности и регионы.

3. Существует реальный конфликт между производственным и административным отделом (к примеру, кто должен отвечать за составление прогнозов?).

4. Не определена степень автономности, которой должны обладать региональные подразделения (или бизнес-единицы) на различных стадиях деятельности фирмы. Каковы будут полномочия головного офиса в каждом случае?

Что с этим слайдом не так, спросите вы? Вопрос в том, как его представить. Если вы будете просто зачитывать все это, слушатели вскоре почувствуют себя оскорбленными — они и сами в состоянии прочитать то, что здесь написано.

Конечно, всегда можно рассказать содержание слайда другими словами. Однако здесь тоже возникает проблема — лишь немногие способны читать один набор слов, слушая в это время другой.

Мы не будем обсуждать еще одну возможность — просто молчать, предоставив слушателям прочитать слайд самим. Иногда и это работает, но через какое-то время тишина в аудитории становится неловкой. Более того, сложно рассчитать, как долго нужно молчать, чтобы все, включая тех, кто читает медленнее всех, успели все прочитать.

Это совсем не значит, что вы не должны использовать текстовые слайды. Они крайне полезны в следующих случаях.

А) Когда они помогают слушателям понять структуру всей презентации или ее части:

ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ LIFECO

1. Обзор тенденций в отрасли

2. Оценка производительности Lifeco

3. Предварительные рекомендации

4. Обсуждение дальнейших шагов

Б) Когда они подчеркивают важность нескольких пунктов — вместе или по отдельности — пять проблем, шесть последующих мер:

РЕКОМЕНДАЦИИ

1. Разработать систему управления отношениями с клиентами

2. Создать специальные команды по вопросам обслуживания клиентов

3. Реструктурировать сеть торговых точек

4. Ориентироваться на отдельные категории потребителей

Тот многословный слайд, что я показывал вам ранее, — это первый шаг, необходимый для того, чтобы удостовериться: вы знаете, что хотите сказать, у вас есть подсказка на время презентации и данные для включения в раздаточный материал. Вам же надо превратить это в краткий презентационный слайд с помощью:

Определения, что должно быть сказано, а что — показано.

Удаления комментариев в скобках, таких как «к примеру…», «то есть…».

Редактирования предложений — с восьми слов до пяти, с пяти до четырех и т. д.

Сейчас я покажу, что нужно удалять, чтобы превратить длинную версию текстового слайда в короткую, подходящую для презентации.

Вот что получилось после.

СЛАБЫЕ МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ

1. Нет единого признанного главы компании

2. Неясны властные полномочия и ответственность

3. Конфликт между производственниками и менеджерами

4. Дилемма: региональная автономность и полномочия центра