Большие деньги в маленьком городе

Первичный документ устанавливает связь между хозяйственной операцией и ее отражением в учетных регистрах. Сегодня в большинстве случаев документ создается в программе учета, там же формируются учетные записи. Но до полного отказа от бумажных носителей еще далеко: на текущий момент только 20 % компаний в малом бизнесе перешло на электронный документооборот. Накладные все еще подписываются вручную, на них ставится печать. Первое, что проверяет бухгалтерия, — это качество составления первичных документов: все ли их реквизиты заполнены в соответствии с установленными правилами? Из — за неправильно указанного адреса, отсутствия расшифровки подписи или смазанной печати у вас могут не принять документ как расходный, если это накладная, или не взять НДС к вычету, если вы его плательщик.

Первый параметр оценки работы бухгалтера — это именно сбор и контроль первичных документов. Предприниматель порой полагает, что главное дело бухгалтерии — вовремя налоги заплатить. Я тоже так когда — то думала. Но когда при проверке у вас убирают из расходов половину документов, доначисляют налог и штраф, точка зрения сразу меняется.

Теперь я каждый месяц проверяю, насколько полно закрыт документами прошлый месяц. Скажем, к 7 февраля готовность январских документов должна быть 70 %, а к концу марта — все 100 %.

Кроме первичных документов, есть еще немало других. Например, акты сверки с поставщиками. Мой совет — не реже раза в квартал сверяйтесь, все ли ваши платежи прошли, а их накладные учтены. Этот процесс нельзя пускать на самотек, через год доказать что — либо будет довольно сложно. Ошибки могут быть самыми разными. Например, товар фактически есть, а документа на него нет. Или, наоборот, накладная в наличии, а товара никто не видел. Такие истории могут произойти не только в магазине, но и в салоне красоты. И начинаются вязкие переговоры:

— Оплатите поставку.

— Да мы ее в глаза не видели.

— Так мы курьеру все отгрузили. И все документы оформили.

— И где этот ваш курьер?

…

И так до бесконечности. Так что сверки с контрагентами обязательно нужно отслеживать и контролировать.

То же касается товарных отчетов, если, конечно, у вас есть розничные точки, тот же салон красоты или кафе. В товарном отчете указано, какие материалы и товары были получены, куда делись, какая за счет этого была выручка. Поступления денег указываются по видам: столько — то через кассу, столько — то через карты. И, конечно, в отчете должно быть видно, на что наличные потрачены. Если были покупки, значит, товарные чеки прилагаются, не было чеков — так и фиксируется: «Выдано дворнику 500 рублей за чистку крыльца». Это работа бухгалтера, а если у вас его пока нет, то сами займитесь. Кассовая дисциплина должна соблюдаться при любом масштабе бизнеса.

Она необходима для контроля возвратов денег и товаров. Бывают возвраты денег недовольному клиенту: он платил безналичным способом, а вернули ему наличные или снова перевели средства на карту. Товар вернули на полку или отправили как бракованный поставщику? Такие движения тоже обязательно должны быть отражены. В общепите же очень сложно отследить движение продуктов, ведь если клиент отказался от блюда по какой — то причине, его выбросят и не учтут. А вам нужно вычесть хотя бы себестоимость блюда то ли с повара, то ли с официанта. Без проверки вы не узнаете, сколько блюд пошло на возврат, сколько денег вернулось клиентам, а из — за этого и средств не досчитаетесь, и с персоналом не разберетесь. Вы будете бороться за выручку в 500 рублей, а ваши подчиненные в это время тысячи раздадут без отражения в документах.

Товарная проверка