Большие деньги в маленьком городе

Вспоминаю, как на мой стол в начале каждого месяца ложились бухгалтерские отчеты по прибыли и убыткам. Бухучет имеет дело не только с деньгами, но и с обязательствами: отгрузили на такую — то сумму, товара получили на столько — то. И это не всегда реальные деньги, ведь мы работаем с отсрочками платежей. Поэтому прибыль и убытки в отчете бухгалтера не всегда привязаны к живым деньгам, которыми вы можете распоряжаться. То есть может быть такая ситуация: на бумаге прибыль есть, мы купаемся в деньгах, а в кармане пусто. Потому что уже купили что — то, а это еще не учли! С таким учетом я только догоняла настоящее положение дел, а не держала руку на пульсе.

Поэтому я приняла решение — еженедельно контролировать денежный поток. Для понимания ситуации мне нужно видеть живые деньги и состояние дел в текущий момент. Это поможет вовремя принять нужное решение — договориться о новой отсрочке или отложить неважный платеж.

Сейчас я проверяю оперативные показатели — товарооборот розницы и опта, валовую прибыль, средний чек, трафик — ежедневно. Сравниваю данные по конкретному дню недели с информацией о нем на прошлой в прошедшем году и вижу реальную динамику.

В начале каждой недели по вторникам провожу финансовое планирование. В понедельник бухгалтеры готовят отчет за прошлую неделю. В этот момент мы смотрим, сколько заработали за этот период, сверяемся с месячным планом, определяем вероятность достижения плана. Также распределяем финансы, оплачиваем товары и услуги, считаем живые деньги, отложенные в специальные фонды. И так неделя за неделей.

Ежемесячно собираемся вместе, чтобы координировать работу подразделений, и сравниваем с годовыми показателями. То есть фактически контроль происходит ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Не говоря уже про конец года.

При системном подходе к бизнесу иначе нельзя, ведь, если вы отслеживаете положение дел раз в месяц, да еще задним числом, поджидая, пока бухгалтер подготовит вам отчет к двадцатым числам следующего месяца, это не дает представления о реальном положении дел в компании. Все равно что узнавать новости месячной давности.

Зачем нужно финансовое планирование

Каждый из вас ведет учет по — разному: один нанял бухгалтера, второй отдал задачу на аутсорс, а третий — взвалил все на себя. Есть бухгалтерский, налоговый и финансовый учет. Все они учитывают деньги, но каждый по — своему. Налоговый учет — это расчет налогов, и им мы обязаны заниматься. Бухгалтерский документирует наши обязательства перед контрагентами и их перед нами. А финансовый учет и планирование — это отслеживание и анализ эффективности использования финансов в компании. И нужен он только собственнику.

У перечисленных учетов совершенно разные цели и задачи. Бухгалтер имеет дело со свершившимися фактами. Он своего рода летописец, фиксирующий жизнь бизнеса и не вмешивающийся в него. Его задача — вовремя рассчитать и оплатить налоги, сдать отчеты. Поэтому текущее управление бизнесом ему мало интересно. Ему все равно, сколько позиций в чеке, каковы были трафик, конверсия и дневная выручка. Бухгалтер просто учтет ее накопительным итогом, чтобы правильно составить кассовую книгу. То же касается и движения товаров. Для бухгалтерского учета не имеет значения, какой товар принес наибольшую прибыль. Правила, по которым бухгалтер составляет свои записи, четко регламентированы федеральными и региональными законами. И его отчеты предназначены в первую очередь внешним пользователям: контролирующим органам, инвесторам, кредиторам.

Финансовое планирование определяет бюджеты по деньгам: сколько нужно зарабатывать и тратить для достижения нужной чистой прибыли. Это сделает бизнес понятным. Какие параметры являются самыми важными для данного предприятия, решает собственник. Финансовое планирование нужно не для налоговой или пенсионного фонда, а для руководителя, потому что помогает ему каждый день принимать решения на основе текущих данных.

Планирование — это компас в руках предпринимателя. Оно дает ему возможность оценить положение дел. Часто новичок ориентируется только на один показатель — выручку. Она действительно может быть высока, но что толку, если реализованная наценка 1 %? Возможно, у него не хватит денег на очередную закупку товара. Или он неэффективно тратит деньги, и при большой выручке прибыль мизерная. Насколько ситуация в его бизнесе стабильна? Может ли он быть уверен в завтрашнем дне? Планирование — это тот инструмент, который дает ответы на эти и многие другие вопросы.

Что можно понять при планировании?

Какой доход вы сможете получить в следующем году.

• Какой у вас реальный доход, сколько прибыли вы получаете.

• Сколько нужно потратить на текущие нужды бизнеса по квотам³.

• Сколько отложить на развитие и в другие фонды — на масштабирование, в резерв.

• Сколько денег оставить себе.