Бухгалтерский учет на компьютере

Обычный сценарий использования справочников заключается в заполнении с их помощью соответствующих полей документа. Например, если в документе есть поле Контрагент , для заполнения этого поля, вероятнее всего, будет открыто окно выбора элемента справочника Контрагенты . При таком подходе мы можем один раз ввести данные о контрагенте и всякий раз, когда мы вводим в систему документ, имеющий отношение к данному контрагенту, выбирать соответствующий элемент справочника. Это не только экономит время при вводе данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе, и гарантирует, что при необходимости мы сможем построить отчёты, которые позволяют, например, проанализировать состояние взаиморасчётов с данным контрагентом или получить другую информацию о нём.

Заполняя справочники, следует внимательно следить за тем, чтобы в них не было разных записей об одном и том же объекте. Такое нередко бывает в организациях, где учет ведут несколько бухгалтеров. Например, организация использует, в качестве сырья, какао-порошок. Назвать элемент справочника (заполнив при его создании реквизит Краткое наименование – это наименование видно в списке) можно по-разному. Это может быть «Какао порошок», и «Какао-порошок», и «Какао», возможны и другие варианты. Двум разным элементам справочника, кроме того, можно дать одинаковые наименования. Система различает элементы не по наименованию, а по коду. Если в информационной базе присутствует несколько разных записей справочника, которые указывают на одну и ту же номенклатурную позицию, если при этом разные бухгалтеры (или один и тот же бухгалтер) используют разные записи, в базе возникает путаница. Такой ситуации следует избегать.

Для того, чтобы создать новый элемент справочника, можно либо воспользоваться кнопкой Создать в форме списка справочника, либо, если новый элемент справочника очень похож на один из существующих элементов, выделить существующий элемент и выполнить команду Все действия > Скопировать , или выполнить такую же команду контекстного меню элемента, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши.

На рис. 2.35. показан скопированный элемент справочника «Какао порошок».

Рис. 2.35. Скопированный элемент справочника «Какао порошок»

Рис. 2.36. Новый элемент справочника, отличающийся от существующего лишь кодом