Час твоего рассвета. Японский метод планирования жизни и достижения целей

Например, вы поймете, что задачи «выяснить, в чем проблема кандидата в клиенты», «подтвердить количество необходимого персонала», «изучить потребности целевой аудитории» или «распечатать три цветные копии» можно передать коллегам. Даже простое осознание того факта, что вы можете делегировать свои полномочия другим или, напротив, какие-то дела в состоянии выполнить только вы, изменит способ вашей деятельности в будущем.

Кроме того, подробно описывая этапы, вы затем сможете проанализировать, какие приготовления были важны, а какие – нет, и не тратить так много времени при подготовке предложения следующему новому клиенту.

К слову, если вам удастся отточить этот навык декомпозиции, то вы сможете избавиться от ощущения «я весь день был так занят, но, когда закончил работу, оказалось, что ничего не сделал». Дело в том, что «семена» должны быть настолько мелкими, что вы вряд ли сможете работать весь день и не сделать ничего.

Этот прием можно использовать не только для посева, но и в том случае, когда у вас слишком много дел для жатвы.

Порой бывает, что перед угрозой надвигающегося дедлайна мы не можем ничего сделать и в конце концов убегаем от реальности, занявшись чем-то совсем несвоевременным, например уборкой или сортировкой почты. Причина заключается в том, что мы не знаем, что делать, где начать и как приступить к заданию. Процесс разделения жатвы на мелкие задачи – это прекрасный посев, который поможет вам спокойно сделать дела и занять утренний час.

Если вам удастся разделить задачу посева на маленькие «семена», будь то в рабочей или личной жизни, то вы сможете объективно измерить прогресс. И даже если не получится завершить все задачи, запланированные на день, понимание «я продвинулся на 70 процентов» поможет избавиться от депрессии и повысить самооценку. Более того, вы сможете ощутить освежающее чувство «сегодня я сделал что-то важное для себя» именно потому, что уделили утреннее время посеву.

Подготовьте отдельный лист бумаги для каждого посева

Декомпозиция задачи посева такова: один посев на лист (или на разворот, если вы пользуетесь специальным блокнотом для посева). Не стоит размещать несколько посевов на одной странице: так будет трудно увидеть, что вы сделали и как далеко продвинулись. Кроме того, внушительный список дел только усиливает психическое давление и может повредить вашей мотивации. Однако при использовании одного посева на лист будет легко и просто определить количество предстоящих задач, просто пересчитав страницы.

Возможно, потребуется время, чтобы привыкнуть к декомпозиции задач посева на одном листе. Если на это не хватило утреннего часа, разделите декомпозицию на несколько дней. Кроме того, поскольку многие этапы посевов невозможно выполнить за один день, совершенно нормально, если вы не успеете закончить все задачи за день.

Утренняя деятельность: задачи перед открытием собрания (9:00)

Создание задач за утренний час и их выполнение сами по себе являются важной частью посева.

Когда вы привыкнете к декомпозиции задач по этому методу, начните указывать также необходимое время и в дальнейшем используйте получившийся график для самостоятельной оценки работы и планирования будущих мероприятий (однако это необязательно, если психологически тяжело вам дается).

Если ваша команда регулярно проводит мероприятия, а вы хотите, чтобы все четко и слаженно выполняли необходимые действия, можно подготовить инструкцию для каждого участника. В таком случае замените поле «Необходимое время» на «Ответственный». Это также считается посевом.

Как отличить крупные зерна-задачи, которые можно разбить на более мелкие

Если делить задачи на всё более мелкие и мелкие зерна, то только на эту работу может уйти целый день. Тут легко забеспокоиться, ведь одного утреннего часа точно не хватит. Но не стоит переживать: мы разбиваем задачи на мелкие зерна, чтобы связать их с конкретными действиями. Другими словами, вам не нужно утруждать себя декомпозицией тех задач, которые вы уже освоили на высоком уровне, незаметном для вас.

Необходимо разделять на более мелкие только те задачи, которые вызывают у вас следующие ощущения:

• вы задаетесь вопросами «могу ли я сделать это проще?», «а нормально ли это?», но продолжаете действовать так, как привыкли;

• я хочу внедрить это в свою жизнь;

• хочу бросить себе новый вызов, но пока не получается;

• процедура не отлажена, и я не знаю, как действовать;

• эта задача всегда требует дополнительного времени.

Другими словами, декомпозируйте по системе посева те задачи, которые можете охарактеризовать так: я в целом понимаю, что это важно, но пока еще не удалось этим заняться; я думаю об этом, но у меня не получилось продвинуться.

Вопросы по цветовой кодировке и размеру задач