Что руководитель должен знать о бухгалтерском учете. Налогообложение и трудовое законодательство

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Признаки командировок. Во-первых, служебная командировка всегда представляет собой поездку работника, которая может быть в другую местность (в другой населенный пункт), на работу вне места постоянной работы, хотя и в пределах данной местности (данного населенного пункта). Во-вторых, указанная поездка совершается по распоряжению работодателя. При этом работодателем могут быть не только организации, но и физические лица — индивидуальные предприниматели. В-третьих, поездка работника всегда совершается на определенный срок, а не постоянно (срок командировки указывается в приказе, в командировочном удостоверении). В-четвертых, командировка предполагает выполнение служебного поручения (обычно служебное поручение связано с трудовой функцией, которую работник выполняет по трудовому договору).

Кроме того, если работодатель-организация направляет своего работника для выполнения служебного поручения в свой филиал, представительство, иное территориально-обособленное подразделение, это является служебной командировкой. В том случае, если постоянная работа имеет разъездной характер (курьер, проводник вагона), данная поездка командировкой не является.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными

командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, водным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы за пользование постельными принадлежностями, а также оплату стоимости проезда к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по проезду возмещаются исходя из его стоимости, подтвержденной проездным документам, но не выше установленных пределов.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» оплата командировочных расходов осуществляется в следующих размерах:

1) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки; при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;

2) расходов на выплату суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

3) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда; водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; воздушным транспортом — в салоне экономического класса; автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси); при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда: железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Возмещение командировочных расходов в указанных размерах производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки или за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Расходы, превышающие установленные размеры и другие, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Что касается оплаты расходов при зарубежных командировках, то в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об установлении размеров выплаты суточных при краткосрочных командировках и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» были утверждены новые размеры суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке и со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию — по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Оплата работы в выходные и праздничные дни во время в командировки производится в соответствии со ст. 167 ТК РФ, которая устанавливает, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка. При этом средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Командированный работник сам планирует выполнение работ с учетом режима работы, рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован. Работа в выходные дни в месте командировки оплате не подлежит, поскольку работники, находящиеся в командировке, должны использовать еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее. Если же сотрудник работал в эти дни в связи с необходимостью, установленной в законе, то компенсация осуществляется в соответствии со ст. 153 ТКРФ.

Срок командировки не должен превышать 40 дней, хотя ТК РФ и не содержит таких ограничений. Тем не менее подобные сроки могут устанавливаться в других нормативных правовых актах. Например, Приказ МВД РФ от 15 февраля 2002 г. № 135 «О совершенствовании организации служебных командировок в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации» (с изм. от 1 июля 2004 г.) предусматривает, что максимальный срок пребывания в служебной командировке не должен превышать 40 суток, не включая время нахождения в пути. Служебная командировка может быть продлена на 5 суток по мотивированному рапорту выезжавшего сотрудника (военнослужащего) соответствующими руководителями органов, подразделений МВД России, давших разрешение на командирование.

Кроме того, Приказ ФПС РФ от 12 октября 2001 г. № 613 «Об утверждении Инструкции о порядке направления военнослужащих Пограничной службы Российской Федерации в служебные командировки» устанавливает, что командировка, в том числе для инспектирования войск, проведения ревизий и проверок хозяйственной и финансовой деятельности воинских частей, назначается на срок не свыше 40 дней, не считая времени нахождения в пути в пункт (пункты) командировки и обратно. Командировка на срок свыше 40 дней, но не более чем на 1 год, включая время нахождения в пути в место (места) командировки и обратно, может назначаться только в особых случаях.

Подобные сроки командировок предусмотрены и для других категорий работников.

Государство установило ряд гарантий при направлении в командировки.

В этой связи запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Данные гарантии касаются также работников имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Кроме того, указанные гарантии распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Также запрещается направление в служебные командировки работников в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и или исполнении произведений, профессиональных спортсменов).

При оформлении командировок необходимы определенные документы.

Во-первых, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Данные документы необходимы при оформлении и учете служебного задания для направления в командировку, а также оформлении отчета о выполнении задания. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Служебное задание необходимо, если работник не может документально подтвердить эффективность своей работы в командировке.

В форме 10-а имеется графа «Краткий отчет о выполнении задания», где описывается проведенная работа, но документально подтвердить ее невозможно (например, проведение переговоров, поиск партнеров, деловые встречи). Правильно оформленное служебное задание при аудиторской проверке поможет продемонстрировать обоснованность понесенных расходов.

По прибытии из командировки работник должен представить краткий отчет о выполненной работе за весь период командировки. Отчет должен быть согласован с руководителем структурного подразделения, а затем он предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Во-вторых, это приказ (распоряжение) руководителя организации по форме № Т-9, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Данный документ необходим для оформления и учета направления работника в командировку.

Приказы оформляются работниками кадровой службы на основании служебного задания, а затем подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

При оформлении приказа в нем необходимо указать наименование организации; фамилию, имя, отчество работника; его должность, профессию, специальность; структурное подразделение, где он выполняет свои трудовые функции; место назначения командировки (страну, город, организацию); срок и цель командировки; источник финансирования.

Приказ подписывается руководителем организации, а работнику в свою очередь необходимо ознакомиться с текстом приказа и подписать его.

В том случае, если в командировку направляются несколько работников, приказ издается приказ по форме № Т-9а.

В-третьих, командировочное удостоверение (форма № Т-10). Данный документ подтверждает время пребывания в служебной командировке или время прибытия в пункты назначения и время убытия из него (них) в том случае, если командировка была одновременно в несколько мест назначений.

Поскольку в командировочном удостоверении фиксируется время прибытия работника к месту назначения и время отъезда, то по этим отметкам и определяется фактическое время пребывания в командировке. На основании времени, указанного в командировочном удостоверении, устанавливаются размеры денежной компенсации — командировочных.

В том случае, если работник был командирован в разные пункты назначения, в каждом из них должны быть проставлены дата и время прибытия и отъезда. Дата и время прибытия и отъезда заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, в которую был командирован работник.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение выдается работнику на руки, а в организации ведется специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок и указывается время отъезда и прибытия.

В-четвертых, авансовый отчет. При возвращении из командировки работник должен составить авансовый отчет не позднее 3 дней после возвращения (форма № АО-1) и представить его в бухгалтерию. В том случае, если работник вернулся из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств и наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

При оформлении зарубежной командировки необходимы:

1) служебная записка по установленному образцу;

2) задание на зарубежную командировку;

3) копия приглашения от приглашающей организации;

4) предварительная смета расходов;

5) отчет о зарубежной командировке (заполняется и сдается в течение 3 дней после прибытия из командировки).

Для командирования аспирантов в зарубежную командировку необходимо также предоставить:

1) справку из аспирантуры;

2) официально заверенный перевод на русский язык приглашения от приглашающей организации в бюро переводов.