Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Содержание справки к проекту документа обычно состоит из трех частей: вводной, основной и заключительной. Во вводной части указывается наименование проекта документа, вносимого на рассмотрение, излагаются наиболее существенные обстоятельства его подготовки. В основной части обосновывается необходимость утверждения (подписания) или, напротив, отклонения проекта документа. Обычно в этой части кратко сообщается о результатах правовой и экономической экспертизы проекта документа, при необходимости подкрепляемых ссылкой на прилагаемые к нему документы (заключения, расчеты, особые мнения и т. п.).

В заключительной части делается вывод о целесообразности утверждения (подписания) проекта документа.

Оформление документа производится на листе писчей бумаги формата А4. Справку к проекту документа подписывает ее исполнитель.

Реквизитами документа являются:

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ визы согласования;

♦ отметка о наличии приложения. Пример документа представлен ниже.

СПРАВКА

00 месяца 0000 года   №_

к проекту изменений в штатном расписании компании «Аверс»

В соответствии с Вашими указаниями от 10 января с. г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 5 листах). При подготовке проекта приняты во внимание:

♦ изменения в организационной структуре компании за период с 01.01.2007 г. по 01.01.2008 г.;

♦ изменения в объеме и содержании задач структурных подразделений компании;

♦ значения нормативов предельной численности работников, установленные с учетом результатов финансово-экономической деятельности компании за 2007 г. (инв. № 000);

♦ указания генерального директора, отданные на совещании руководящего состава предприятия 05.01.2008;

♦ рекомендации … (наименование высшего органа управления) по определению структуры и численности компании от 20.12.2007 № 000/0.

Проект изменений имеет целью привести в соответствие с решаемыми компанией в наступившем году задачами ее организационно-хозяйственные возможности и на этой основе обеспечить более рациональное использование ее ресурсов.

Проект изменений прошел правовую экспертизу в юридическом отделе (заключение прилагается) и отделе труда и заработной платы (замечания прилагаются).

Расчет численности работников компании по структурным подразделениям прилагается.

Прогноз ожидаемого эффекта от реализации проекта изменений прилагается.

При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания компании с 1 апреля с. г.

Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается.

Приложения: по тексту, на 18 листах.

Начальник отдела кадров

подпись Н. Н. Надеждина

31.01.2008

Заключение прилагается.

Начальник юридического отдела

подпись В. В. Викторова

01.02.2008

Замечания прилагаются.

Начальник отдела труда и заработной платы

подпись Г. Г. Грошев

01.02.2008

Глава 23 Справка о состоянии дел