Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Справка о состоянии дел – документ, содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании.

Содержание справки излагается в виде трафаретного текста, таблицы или их комбинации. Справка подписывается исполнителем документа и его непосредственным начальником.

Оформление справки производится на бланке установленного образца. Документ имеет следующие реквизиты:

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ отметка об исполнителе.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс»

СПРАВКА

«08» февраля 2008 года

№ 10/ок

О наказании техника Г. Д. Елкиной

Дана в том, что на основании записи № 33 в Журнале учета дисциплинарных взысканий работников компании за 2007 год (инв. 220/ок) установлено следующее.

1. Технику по инвентаризации группы инвентаризации отдела материально-технического обеспечения Елкиной Галине Дмитриевне за ненадлежащее исполнение без уважительной причины своих трудовых обязанностей приказом по персоналу генерального директора от 30.11.2007 № 440-п объявлено дисциплинарное взыскание «выговор» .

2. До настоящего времени дисциплинарное взыскание с Елкиной Г. Д. не снято, в связи с чем она считается имеющей дисциплинарное взыскание .

3. Других неснятых дисциплинарных взысканий Елкина Г. Д. не имеет .

Справка дана в связи с рассмотрением вопроса о целесообразности снятия с Елкиной Г. Д. дисциплинарного взыскания.

Начальник отдела кадров Подпись Николаева О. П.

Инспектор по кадрам Подпись Туляков С. Р.

Глава 24 Выписка

Выписка из документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение фрагмента (какой-либо части) содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [120] . Подготовка выписки из документа оправданна в тех случаях, когда не требуется копийное воспроизведение содержания документа в полном объеме. Порядок оформления выписки из документа определяется руководством компании. Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу выписки может служить оформленная в письменном виде заявка (см. в этой связи пример «Журнала учета выписок»), заявление или запрос.

ЖУРНАЛ учета выписок за 2008 год [121]

Рекомендуемыми реквизитами документа являются:

♦ дата документа;

♦ номер документа;

♦ отметка о наименовании вида документа («Выписка»);

♦ текст документа [122] ;

♦ заверительная надпись установленной формы;

♦ оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись.

Пример документа представлен ниже [123] .

Приложение № 3

к Административному регламенту

Федерального агентства по управлению

особыми экономическими зонами

от 26 апреля 2007 г.

ВЫПИСКА

из реестра резидентов особой экономической зоны

Дата   № ___

Настоящая выписка содержит сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе согласно данным реестра резидентов особой экономической зоны

____________________________________________________________

(полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя)

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

(сокращенное наименование юридического лица) ____________________________________________________________

(фирменное наименование)

_____________________________________________________________

____________________________________________________________