Деловое письмо

3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли, для того чтобы придать им более упорядоченный вид и, таким образом, сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;

4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня), человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход. С тем, чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;

5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.

Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае

является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.

Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.

С этой целью:

а) запланируйте время, необходимое (и е то же время достаточное. – Прим, авт.) для продуктивной работы над деловым письмом;

б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой – в офисе, дома или где-либо еще;

в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма, – бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, “штрих”, конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно. – Прим, авт.);

г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договоры и т. п.;

д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями – орфографическим, синонимов, иностранных слов и т. п. или энциклопедическим, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например юридической.

Далее переходите к подготовке плана делового письма. Как правило, эта процедура осуществляется в следующей последовательности:

а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);

б) определяется тип делового письма (в данном случае это письмо-запрос);

в) определяется общая структура делового письма (1-й абзац – обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, 2-й абзац – изложить суть запроса, 3-й абзац – обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, 4-й абзац – поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т. п.);

г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования “каркаса” содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);

д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);

е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.

После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.

Работа над черновиком предполагает:

а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);

б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);

в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.

После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:

а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;

б) откорректировать проект, т. е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки в орфографии, пунктуации и т. п.;

в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую страницу компьютерного файла.

Уточненный черновик:

а) перечитывается;

б) повторно редактируется и корректируется;

в) оформляется в исправленном варианте.

С этой целью к тексту делового письма “подключаются” заранее продуманные: