Деловое письмо

– приветствие (иногда в сочетании с обращением);

– заключительная формула вежливости;

– подпись.

Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.

Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:

а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);

б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;

в) оформление приложений (если таковые имеются);

г) подписание письма;

д) помещение письма в конверт и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);

е) отправку по указанному на конверте адресу.

Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем

а) пример письма-просьбы:

Генеральному менеджеру АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемый господин…!

Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего предприятия и, в частности…. (указать конкретно).

В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т. п.) интересующей нас продукции.

Желаемый срок получения каталогов —… (указать конкретно).

С уважением,

заместитель генерального директора по маркетингу

АО “Аэлла”

И. О. Фамилия;

б) пример письма-сообщения:

Исполнительному директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Многоуважаемая Имя Отчество!

Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в… (указать конкретно) в целях увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала —… (указать конкретно). Штатная численность персонала —… (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.

С почтением,

коммерческий директор АО “Профиль”

И. О. Фамилия;

в) пример письма-запроса:

Директору АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемый Имя Фамилия!

Направляем Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия… (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие… (указать конкретно). Сведения о работе… на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:

1….

И т. д.

Указанные сведения необходимы для выдачи… дубликата трудовой книжки.

С уважением, директор АО “Вымпел”

И. О. Фамилия,

заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия;

г) пример письма-заявления (о намерениях):

Ректору

Государственного образовательного учреждения…

И. О. Фамилия.

Многоуважаемый Имя Отчество!

Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам… (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.

Желаю Вам и преподавательскому коллективу… творческих успехов и благополучия.

С почтением,

заведующий научно-исследовательским институтом…

И. О. Фамилия;

д) пример письма-заказа:

Начальнику отдела сбыта АО “Профиль”

И. О. Фамилия.

Уважаемая госпожа…!

Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у АО “Профиль”… (указать наименование продукции) в количестве… (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие… (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).

Прошу Вас также изыскать возможность для укомплектования заказа приблизительно равным количеством изделий, обладающих перечисленными характеристиками.

Отправку заказа прошу произвести… (указать количество) равными партиями – к… и… (указать даты).

С уважением, директор торгового дома И. О. Фамилия;

е) пример письма-поздравления (вариант 1):

Имя Отчество Фамилия (в дательном падеже)

Уважаемый Имя Отчество!

Позвольте от имени… (указать конкретно) и от себя лично поздравить Вас с Днем рождения! Вот уже… (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность – это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания. В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!

С уважением,

Инициалы (Имя) Фамилия;

ж) пример письма-поздравления (вариант 2):

Членам правления АКБ “Банк “Эльдорадо”

Уважаемые господа!

Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта по финансированию… (указать конкретно).