Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Вступительный абзац вашего письма должен быть динамичным. Как же составить первое предложение, чтобы адресат продолжил чтение? Вот пример: «В прошлом году я оттачивал навыки продаж на должности первого помощника начальника отдела. Мне бы хотелось применить эти навыки в вашей компании». Постарайтесь сразу же привлечь внимание. Не используйте стандартные, предсказуемые, сухие или банальные вступления. Если вы обращаетесь в компанию по рекомендации или личному совету, укажите это в первом же предложении. Используйте любую информацию, которая сразу же даст понять, кто вас рекомендовал: «Наш друг, доктор Роберт «Боб» Джонстон, который все еще остается лучшим врачом футбольной команды Западного колледжа, порекомендовал мне обратиться к вам относительно вакансии спортивного комментатора в вашей газете». В этом предложении упомянуто имя и должность рекомендателя, а также установлена связь между автором письма и адресатом. В нем содержится ключевая информация об авторе и четко отражена цель письма.

Письмо должно быть коротким

Ваше письмо всегда должно размещаться на одной странице. В сопроводительном письме следует излагать информацию, непосредственно связанную с вакансией, на которую вы откликнулись. Можете вкратце описать опыт и способности, связанные с этой работой, – например, опыт работы за границей и свободное владение иностранными языками.

Никаких извинений

Сопроводительное письмо должно демонстрировать уверенность в себе и компетентность автора. Не следует умолять и принижать себя. И ни за что не извиняйтесь!

Обсуждение зарплаты

Как правило, упоминать о желаемом уровне зарплаты в первом же письме можно только в том случае, если работодатель спрашивает об этом. Или если вопрос зарплаты для вас жизненно важен. Если вам нужно зарабатывать 60 тысяч долларов в год, вы можете упомянуть об этом в письме. Многие потенциальные работодатели используют зарплату для мгновенной отбраковки заявлений и резюме – честно говоря, бессмысленно претендовать на работу, которая не отвечает вашим финансовым потребностям. Если работодатель спрашивает о ваших ожиданиях, вы можете назвать уровень вашей текущей зарплаты или назвать некий диапазон. Вполне допустимо сообщить, что ваша текущая зарплата «соответствует стандартам индустрии», или написать, что вопрос зарплаты может обсуждаться.

Завершение письма

Обратите внимание на то, что сопроводительное письмо, приведенное на стр. 71, завершается предложением действий. В точности исполняйте все свои обещания. В вашем письме должен содержаться номер личного телефона, чтобы с вами можно было связаться. Если звонить вам можно только в определенное время, сообщите и эту информацию тоже. Проверьте сообщение на своем автоответчике и голосовой почте – они должны быть разборчивыми, профессиональными, и в них должно обязательно содержаться ваше имя.

Завершайте письмо вежливой, но не чрезмерной благодарностью

Желательно закончить письмо фразой типа: «Благодарю за то, что уделили мне внимание» или «Благодарю за то, что вы рассмотрели мое обращение».

ПРИМЕР СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Перед вами пример профессионального сопроводительного письма, которое обязательно обратит на себя внимание. Оно написано по рекомендации руководителя. Это письмо написано без запроса, и в нем учтено то, что подобной вакансии в компании может и не быть. Обратите внимание на то, что автор перечисляет ряд конкретных, проверенных на практике навыков, которые можно использовать на новом месте работы, – она уделяет внимание бухгалтерской работе, а не работе начальника службы управления движением, так как хочет продолжать работу именно в сфере бухгалтерии. Кроме того, она приводит конкретные, но не конфиденциальные цифры, доказывающие успешность осуществленного ею проекта. Единственное личное замечание автора – о переезде в родной город – связано с работой, поскольку подтверждает ее знания территории, где располагается новая компания.