Дистанционный менеджмент

Нового сотрудника необходимо познакомить с планом коммуникации, принятым в команде. Обязательно нужно рассказать, как в организации принято общаться, какие существуют правила и инструменты коммуникации. В каком случае следует позвонить, в каком случае лучше написать по электронной почте. Как часто руководитель будет приезжать. Кто будет давать обратную связь по качеству работы, какой стандарт коммуникаций ожидается в отношениях с коллегами, внутренними и внешними клиентами, и т. д.

Знакомство с используемыми программами

Скорее всего, большинство программ, которые вы используете для удаленной работы, окажутся новыми для сотрудника. Менеджер задач, сетевые диски и другие облачные сервисы — к каждому из них нового сотрудника необходимо подключить и научить ими пользоваться. Для упрощения работы можно записать скринкасты с объяснением, как работать в той или иной программе.

Оценка качества работы

Необходимо договориться, каковы критерии хорошей или плохой работы, а также каким будет формат отчетности, как часто руководитель и сотрудник будут встречаться, созваниваться или списываться для отчетов. Если будут применяться дополнительные способы проверки выполняемой работы, такие как «тайный покупатель» или отслеживание действий в компьютере, этично будет уведомить об этом сотрудника заранее.

Наверное, каждый сможет дополнить этот список, добавив актуальные для своей компании пункты. Как мы видим, обучение и введение нового сотрудника в должность может получиться достаточно объемным, потребуется выделить для этого время в календаре и завести контрольный список со всеми запланированными активностями. Если вы поможете сотруднику на этом этапе, это уменьшит риски того, что он не будет эффективным или вообще не справится с удаленной работой.

Обучение в рамках BeeFREE

Поскольку в рамках проекта BeeFREE предполагался перевод значительного количества сотрудников на удаленную или частично удаленную работу, в «ВымпелКоме» разработали и внедрили обязательный электронный курс «Концепция BeeFREE». Цель курса — передать знания о специфике формата BeeFREE, чтобы каждый мог быть в нем максимально эффективным. В курс вошли правила работы в BeeFREE, особенности организации рабочего дня вне офиса, эффективное управление временем и результатом, лайфхаки для сотрудников BeeFREE, а также ИТ-инструменты для эффективной работы в BeeFREE, прежде всего это менеджер задач «ToDo-лист» и «Календарь BeeFREE», который применяется для планирования рабочих дней в офисе и вне его.

Отдельно запустили электронный курс для руководителей, цель которого — развить навыки управления распределенной командой и передать практические инструменты, необходимые для повседневной работы руководителя. В данном курсе рассматриваются отличия руководителя BeeFREE от руководителя в классической рабочей среде, особенности управления сотрудниками, работающими в удаленном формате, эффективные инструменты планирования и контроля, советы по управлению результативностью сотрудников, секреты успеха формирования доверия в команде, выстраивание эффективной коммуникации в команде.

В дополнение к курсу руководители могут выбрать вебинар «Управление без границ», для того чтобы еще лучше освоить навыки работы с командой в дистанционном формате. Здесь можно обсудить с тренером, как лучше контролировать работу сотрудников, как улучшить взаимодействие между сотрудниками и другие актуальные вопросы.

В различных подразделениях в дополнение к стандартной адаптационной программе могут проводиться дополнительные мероприятия. Например, двухнедельные стажировки новых сотрудников с более опытными коллегами, а также визиты наставников в команде контрольно-ревизионной службы Павла Зонова, которую мы упоминали в главе про делегирование.

Управление изменениями

При массовом внедрении дистанционного формата работы для сотрудников, которые раньше не были удаленными, необходимо было предусмотреть не только обучение, но и целый ряд мероприятий.

«Поддержка и обучение потребовались и сотрудникам, и руководителям», — рассказывает Наталья Сюбаева, менеджер по организационному развитию «ВымпелКома». Сама Наталья тоже перешла на удаленный формат работы: сейчас она работает в Саранске, являясь при этом частью московской команды HR, и при этом отвечает за Центральный регион, региональное управление которого находится в Казани.

«В самом начале проекта мы слышали очень много опасений от руководителей, — рассказывает Наталья. — Они были связаны с тем, что если ты не видишь своего сотрудника, то он не будет работать, будет занят непонятно чем. Эти опасения приводили к тому, что сотрудников не отпускали на удаленную работу. Было такое впечатление, что если сотрудник пришел в офис, то, значит, он работает, а если его в офисе нет — он ничего не делает».