Дистанционный менеджмент

Через некоторое время стало очевидно, что удаленный сотрудник с качественно заполненным списком задач в «ToDo-листе» выглядит для руководителя более прозрачным, легче понять, чем он занимался, чем человек, который присутствовал в офисе целый день, но список задач не заполнил.

«Периодически мы проводим сверку по использованию внутренних корпоративных инструментов — графика работы и „ToDo-листа“, — рассказывает Наталья. — Мы видим, что деятельность сотрудника, работающего в рамках BeeFREE, даже более прозрачна, чем у обычного офисного сотрудника». По заполненному «ToDo-листу» легко понять, какие задачи сотрудник решал в определенный период и каких результатов достиг, а если сотрудник просто находится в офисе, то принесенная им польза не всегда очевидна.

В то же время для многих сотрудников было тяжело приучить себя вести план работы, да и руководители поначалу воспринимали «ToDo-лист» как дополнительную нагрузку. Ведение списка задач — это тоже отдельный навык, ведь надо определить, насколько он должен быть детальным, какие задачи должны попадать туда, а какие — нет. Также было важно научить сотрудников и руководителей пользоваться всеми ИТ-инструментами, разработанными в ходе проекта.

«В ходе реализации проекта мы поняли, что важно не только предоставлять сотрудникам ИТ-инструменты, также необходимо научить ими пользоваться, — комментирует Наталья. — Поэтому проводили вебинары, где рассказывали и показывали возможности Skype for Business. Благодаря такому обучению мы смогли быстро отказаться от стационарных телефонов и перейти на Skype-телефонию и видеоконференции».

В каждом городе проводились встречи, посвященные запуску проекта BeeFREE, а также торжественные мероприятия, посвященные началу работы в новом формате после ремонта и переезду сотрудников в обновленное офисное пространство.

«У людей часто был шок, и они не понимали, зачем они должны работать дома, руководители тоже не понимали, как работать в новой действительности», — рассказывает Наталья.

Поскольку планировалось, что каждый день какая-то часть сотрудников будет работать вне офиса, новые планировки офиса включали меньшее количество стандартных рабочих мест, зато появились зоны для командной работы, кабинки для телефонных переговоров, кофе-пойнты. Офис стал более уютным, но при этом пришлось пересмотреть подход в организации рабочего процесса: была внедрена политика чистого стола (одно из ключевых правил — если тебя нет на рабочем месте более двух часов — освободи его, чтобы им могли воспользоваться другие сотрудники), большинство мест стало гибкими, не закрепленными за сотрудниками.

«Для руководителей было загадкой, как можно рассадить 100 человек на 60 рабочих мест, — рассказывает Наталья. — Конечно же, это достижимо, если каждый день некоторая часть сотрудников работает вне офиса. Однако для того, чтобы убедить руководителей и преодолеть их тревожность, мы садились и просчитывали вместе, какое количество мест необходимо при каждом проценте дистанционных сотрудников. К тому же 100 % загрузки рабочих мест не бывает и в традиционном офисе — люди ходят в отпуска, ездят в командировки, иногда, к сожалению, болеют. Поэтому размещение в офисе 1:1 не самый эффективный подход с точки зрения организации рабочего офисного пространства».

Важную роль во внедрении проекта сыграла информационная поддержка. Про проект было много коммуникаций внутри, также вышло несколько статей во внешней прессе. Для сотрудников организовали BeeFREE-тур, в рамках которого три победителя онлайн-конкурса за самый интересный пост про BeeFREE в соцсетях отправились в путешествие по нескольким городам России. Ребята в режиме онлайн делились своим опытом удаленной работы, работали из коворкингов, вели свой «ToDo-лист» и рассказывали про полезные инструменты.

Таким образом, план мероприятий, реализованных в «ВымпелКоме» в поддержку проекта BeeFREE, включал:

• обучение всех сотрудников необходимым инструментам;

• обучение руководителей специфике дистанционного менеджмента;

• личные встречи сотрудников HR с руководителями разных уровней;

• коммуникационные мероприятия, посвященные запуску проекта в каждом городе;

• новостные рассылки и активности с использованием социальных сетей.

Такая масштабная поддержка привела к тому, что сейчас в «ВымпелКоме» нет сотрудников, которые не знают о нем и не знакомы с правилами дистанционной работы, а сам проект BeeFREE успешно продолжается уже много лет. BeeFREE уже часть операционной деятельности компании, часть ее культуры. Новые сотрудники, приходя в Билайн, сразу знакомятся с этим форматом работы и по истечении испытательного срока (или ранее, по согласованию с руководителем) начинают работать частично удаленно.

Проанализируйте:

• Как вы помогаете своим новым сотрудникам при адаптации?

• Достаточно ли обучения необходимым программам и технологиям?

Глава 13. Как повысить вовлеченность удаленных сотрудников?