Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Тянет подвигать пункты маркированного списка? Потратьте на это столько времени, сколько нужно… после того как закончите править текст.

Оформление не имеет ничего общего с написанием текста. Вы можете бесконечно форматировать, настраивать фон, назначать цвета и добавлять симпатичных анимированных кроликов. Презентация важна только тогда, когда вам есть что представить.

Поэтому убедитесь, что содержание в вашей работе приоритетно. Разделяя оформление и писательство, вы избавляете себя от лишней работы в виде бесконечного переключения между двумя задачами. И еще один бонус: если вы закончили писать прежде, чем приступили к оформлению, и при этом близится дедлайн, от нехватки времени пострадает только анимированный кролик, с помощью которого вы надеялись не дать публике уснуть, однако сам текст будет законченным и идеальным.

Составляя отчет, записывайте, какую информацию придется поискать для его многочисленных частей. После вы сможете найти все необходимое за один присест, не переключаясь с текста на поиски и обратно.

Чтобы оставаться сосредоточенными, выделите дни концентрации, администрирования и дни для души

Завершение одного проекта – такого как презентация – требует выполнения разного вида задач. То же справедливо и для жизни в целом. Как мы уже убедились, мы работаем лучше и быстрее, окунувшись в один тип задач, задавая импульс и обретая чувство потока.

Обычно задачи, которые двигают нас вперед и помогают справляться с делами, требуют концентрации. Если вы писатель, создание текста – задача, требующая сосредоточенности, или фокусная задача. Если вы специалист по продажам, поиск и поддержание отношений с клиентами – фокусные задачи. Если вы Хитрый Койот, испытывающий страсть к охоте на пустынную дичь, то для вас создание сложной западни для Скорохода[28] – фокусная задача.

Есть и другие задачи – те, что не требуют большой концентрации внимания, например определенная канцелярская работа. Нам нужно оплачивать счета, выбрасывать приходящую по почте рекламу, распределять материалы по папкам, приводить в порядок рабочий стол, перезванивать тем, кому обещали. Это административная работа. Она не всегда нам нравится, но это обязательное условие для будущей концентрации. Административное время часто заполнено делами, не требующими сосредоточенности.

И наконец, существует время для души, когда мы делаем то, что питает наш внутренний мир: проводим время с семьей и друзьями, рисуем, изображаем что-то, поем, играем в видеоигры и коллекционируем комиксы – словом, все, что относится не к разряду делания, а к разряду бытия.

Когда мы пытаемся смешать дела, связанные с концентрацией, администрированием и удовольствием, то ни с одним из них не справляемся как следует. Мы проводим административное время, думая о том, что должны заниматься фокусными задачами. Проводим фокусное время, мечтая о том, чтобы заняться делами для души. И тратим время для души на чувство вины за то, что не занимаемся оплатой счетов. Это обеспечивает работой нашего психотерапевта, но для нас самих вредно. Испытывать чувство вины – большая работа, причем совсем не та, что помогает заниматься делами.

Попробуйте избежать чувства вины и разберите этот бардак, разделив все дни своей жизни на три разных типа: для административных задач, для фокусных и для удовольствий. Все три типа дней имеют разное содержание и разные виды задач. В административные дни обычно много разнообразного содержания, но схожие задачи (например, заполнение бумаг, сортировка по папкам, поездки по делам). Дни концентрации часто означают сосредоточенность на содержании, например глубокое изучение проблемы и поиск решения. В некоторых профессиях дни концентрации могут означать сосредоточенность на задачах, например специалист по продажам в такой день обзванивает потенциальных клиентов. Разделяя дни концентрации, администрирования и удовольствия, вы добьетесь гораздо большей сосредоточенности в течение дня.

Решите заранее, чему будет посвящен сегодняшний день. Затем запланируйте на этот день только те задачи и встречи, которые ему соответствуют. Вы сможете ввести свой мозг в определенный режим и оставаться в нем, тем самым работая быстрее. Кроме того, вы будете знать, что впереди другие дни, и избежите беспокойства. Когда мозг знает, что завтра день концентрации, он с радостью позволит вам заниматься административными делами, не вопрошая, «как вы собираетесь справиться» с фокусными задачами.

Если вы решили, что понедельник – день административных вопросов, то не нужно заниматься сложными фокусными задачами. Вы можете раскладывать файлы по папкам, сортировать что-то, отвечать на звонки и суетиться сколько угодно. И вы будете уверены в своей продуктивности, зная, что решаете административные вопросы, с тем чтобы освободить время для дня концентрации, когда войдете в поток и закончите свою масштабную презентацию за день, а не за неделю. И анимированному кролику найдется место!