Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Добивайтесь эффекта рычага с помощью адресной книги

Ваша адресная книга тоже может помочь комбинировать задачи, экономя ваши силы и позволяя ускорить работу. Годами я вел базу потенциальных клиентов в замысловатой программе для управления отношениями с клиентами (CRM). Я чувствовал себя таким продвинутым, исправно тратя деньги и время на синхронизацию между компьютером, онлайн-версией и своим КПК, указывая время последнего общения, их любимые вина, описывая их места в цикле торговых отношений и бла-бла-бла.

Но потом я понял, что мою CRM-систему можно совместить с адресной книгой, если использовать для всего, что я указывал в сложной программе, поля для пометок в ней. Секрет был в том, чтобы осознать, что поля для пометок могут вмещать не только пометки.

Такие поля в адресной книге могут содержать историю контактов, интригующие сплетни и график платежей для «конфиденциальных» денежных переводов, которые клиенты делают, чтобы мы не разносили интригующие сплетни. И управление отношениями с клиентами можно свести к ключевым словам в поле для пометок. Я ставлю «_» перед каждым ключевым словом, чтобы не перепутать его с таким же словом, употребленным в тексте заметки. Я пишу «_потенциальный» в поле каждого нового потенциального клиента. Когда человек нанимает меня, я меняю это ключевое слово на «_клиент». Если же человек решает не нанимать меня, то я указываю: «_заблудшая душа».

Вы можете создавать «умные папки» или запросы, которые помогут отбирать все позиции с заданным ключевым словом в поле для пометок. Вы можете использовать бизнес-слова вроде «_потенциальный», «_клиент», «_поставщик». Можно прибегать и к социальным ключевым словам: «_УжинВечеринкаПриглашение» и «_ВечеринкаЖивотные». Так как ключевые слова – это просто пометки в адресной книге, они синхронизируются между всеми моими компьютерами и портативными устройствами, избавляя меня от необходимости воссоздавать адресный лист повсюду. Теперь, когда я вписываю в поля для пометок информацию о каждом потенциальном клиенте и ключевые слова, мне больше не нужно составлять список адресов и использовать дополнительный инструмент, чтобы управлять всеми контактами.

Извлекайте сверхпользу из больших количеств