Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Я часто составляю такие сетки на замечательной миллиметровой бумаге, о которой говорил выше. Но если вы настолько привязаны к своему компьютеру, что пользуетесь солнцезащитным кремом, дабы защитить свою белоснежную кожу от ожогов, которые может нанести излучаемый монитором свет, то попросту используйте программу для электронных таблиц или текстовый редактор. Но, пожалуйста, сделайте мне одолжение и не тратьте слишком много времени, меняя размеры колонок. Компьютер – инструмент, а не ваш электронный повелитель.

Такие сетки можно использовать не только для работы с проектами, но каждый раз, когда у вас есть один и тот же набор задач, которые вы должны решить при участии других людей.

Если вы задались целью приглашать сотрудников в свой кабинет, чтобы получать их одобрение и возвращать себе уверенность в собственной человеческой ценности, это вы тоже можете организовать с помощью таблицы. Строки будут озаглавлены именами ваших коллег, а колонки – этапами плана построения отношений: встретиться с каждым, найти общие интересы, посоветовать умную книжку, выучить его второе имя, обменяться историями о трудном детстве, а потом у вас будет замечательная беседа в отделе кадров, где вы втроем обсудите недопустимость вмешательства в частную жизнь.

Пример сетки для отслеживания нюансов аренды квартиры

Группа арендаторов могла бы использовать такую сетку, чтобы отслеживать, что им еще нужно сделать для съема квартиры.

Отмеченные клетки в первой колонке относятся ко всей группе, остальные – к отдельным арендаторам.

Используйте готовые формуляры, чтобы систематизировать информацию

Иногда нужно систематизировать больше информации, чем способны вместить простые клетки для галочек. Информации тоже нужно свое место. Ваш мозг способен одновременно удерживать всего от пяти до девяти фактов, поэтому его не назовешь самым удачным местом для хранения информации со множеством нюансов. Когда вы собираете данные о чем-то содержащем множество изменяемых параметров, создайте таблицы для систематизации всех сведений.

В правильной таблице есть место для всей информации, которая понадобится, чтобы выполнить задачу, ради которой она, собственно, создавалась. Это работает как опросный лист: все пробелы напоминают о том, что еще остались данные, которые нужно выяснить, и вместе с тем это памятка о сведениях, которые вам уже удалось добыть. Также это инструмент совершенствования. Когда в процессе использования таблицы выясняется, что не хватает важной информации, вы добавляете графы, и в следующий раз таблица напомнит, что именно вам еще необходимо.

Лучшие таблицы – те, которые вы сделали сами, потому что они идеально отвечают вашим потребностям. Например, когда я еду читать лекцию, то обычно остаюсь в другом городе всего на несколько часов. В первый раз я радостно вскочил в самолет и прибыл в Хобокен[39]… чтобы осознать, что не имею представления, должна ли принимающая сторона встречать меня в аэропорту или мне стоило взять машину напрокат. Я не знал даже, нужно ли мне было идти на ужин, предваряющий выступление, или достаточно было появиться непосредственно перед лекцией.

Вот ключевые особенности создания правильной таблицы:

• Подготовьте место для всей информации, которая, по вашему мнению, пригодится.

• Оставьте немного пустого места для заметок в свободной форме на случай, если что-то вы не предусмотрели. Позже для сведений такого рода можно добавить свои графы к таблице.

• Дайте заголовки для каждой графы, чтобы знать, к чему относится указанная здесь информация. (Знаю, что это кажется очевидным. Подыграйте мне. Раньше, готовясь к поездке, я записывал телефонные номера безо всяких опознавательных знаков. Это номер принимающей стороны? Компании по аренде автомобилей? Отеля? Обозначения для каждой графы спасают положение!)

Постепенно я разработал таблицу, которая позволяет уместить на одной странице всю необходимую мне информацию (см. далее).

Больше всего такие таблицы пригождаются, когда вам нужно систематизировать какую-то информацию снова и снова. Вы можете подготовить таблицы, чтобы контролировать отдельных зомби в своей армии мирового господства, потому что вам необходимо отслеживать одни и те же данные, относящиеся к каждому из нескольких тысяч солдат-зомби. Для однократного мероприятия, такого как монополизация мировой модной индустрии, возможно, полезно будет подготовить одну или две таблицы, но нет необходимости слишком детально разрабатывать их структуру. Если вы однажды захватите господство в мире моды, вам уже не нужно будет делать это снова.

Достаточно объявить конкурента напрочь лишенным вкуса, и вы снова в победителях. Если для рекламной кампании вы захотите позаимствовать мои хипповые футболки, нужно только попросить.

Используйте папки с файлами, чтобы отслеживать жизнь предметов