Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Вы сделали еще один шаг к будущему, где меньше работы, приведя в порядок офис и дом. Теперь там уютно, чисто, все на местах, и вам не придется тратить время в поисках нужной ручки. Теперь вы точно знаете, где она, потому что рассортировали все ручки по цвету, диаметру наконечника, типу чернил и толщине стержня (я опять о себе?). Но это еще не все. Предметы не останутся лежать на своих местах, если вы не приведете в порядок мысли, чтобы поддерживать порядок. Самая сложная организационная работа происходит там, где никто этого не видит: в вашей голове. Вы думаете, это ваше рабочее место пребывало в хаосе? Спасибо, что мы не можем видеть, в каком беспорядке находятся наши мысли. На этом фоне захламленный офис выглядит безупречным.

К сожалению, я как раз баловался своими рентгеновскими очками, пытаясь собрать все 24 стороны гиперкуба Рубика, когда взглянул в зеркало. Позже несколько сотен часов психотерапии помогли мне осознать, что мой мозг не создан для одновременного отслеживания большого количества действий.

Однажды, когда я смогу позволить себе помощников, у меня будет бойкий ассистент по имени Окра, который будет держать все в голове вместо меня. А до тех пор я буду использовать подручные средства, чтобы справляться с трудностями жизни в XXI веке. Мое любимое – миллиметровая бумага[37]. Это универсальный инструмент, который помогает в любом деле! Я видел, как с ее помощью намечают план, отслеживают успехи разных команд в игре «Мусорщик идет на охоту»[38], организуют трехдневное интерактивное театральное действо с двумя сотнями участников, регулируют годовые программы в школе йоги и следят, чтобы все восемь близнецов были накормлены и одеты в сухое.

Используйте миллиметровку, чтобы поддерживать порядок

Хотите знать, как именно миллиметровая бумага способна изменить вашу жизнь и помочь поддерживать порядок в делах? Позвольте объяснить, как ею пользуюсь я. Я отвечаю за три студенческих проекта, где участвуют 22 студента, три преподавателя и четыре спонсора, которые сотрудничают с 16 или 17 администраторами по трем разным вопросам. Мне нужно отслеживать эти четыре проекта – что может быть проще?

Дрессировать рыб – вот что может быть проще. Меня легко сбить с толку.

Когда я был маленьким, то отличал маму от папы, потому что у одного из них была борода. Я не был уверен, у кого именно, но хотя бы мог просто их различать.

Все началось легко и просто. Я подготовил описание проекта для первой группы и отправил его. Потом взялся за описание для второй группы, но мне позвонил преподаватель третьей.

Мы обсудили проект его группы, после чего я нечаянно послал описание проекта группы номер два администратору группы номер один.

Потом мне нужно было вернуться ко второму проекту – или это был первый, – чтобы помочь студентам запланировать встречу с их администраторами. Хм, с которыми администраторами? Я думал, что администратор, с которым я только что разговаривал, занимается вторым проектом. Или первым. Или третьим. Или… черт побери!

Вся сложность заключалась в том, что проекты были похожи. Во всех были задействованы студенты, преподаватели, спонсоры и администраторы. Кроме того, мне нужно было делать одно и то же для каждого проекта: подготовить его описание, подготовить администраторов, которые будут общаться со студентами, и связаться со спонсором, чтобы согласовать расписание.

Так как проекты были похожи, я запутался – что уже сделано по каждому из них. Решение пришло в виде моей верной миллиметровой бумаги. Той, у которой одна колонка широкая, а остальные узкие.

В каждой строке я написал названия студенческих групп. Чтобы сохранить конфиденциальность, назовем их «Пантера», «Буйвол» и «Хрюк».

В заголовках к колонкам я указал этапы, которые нужны для работы каждой группы: подготовить описание проекта, подготовить администраторов, утвердить расписание. Этапов было гораздо больше, но суть вы уловили.

Когда определенный этап для конкретной группы оказывался завершен, я просто ставил галочку на пересечении группы и этапа.

Когда преподаватель «Хрюка» прервал телефонный разговор с «Пантерой», во время которого мы обсуждали описание проекта, я мог поставить галочку в клетке на пересечении строки «Хрюк» и колонки «Утверждение расписания», чтобы не забыть и позже не начать делать это заново. Потом, когда я закончил с описанием для «Пантеры», то мог отметить это в соответствующей клетке. Было достаточно одного взгляда, чтобы понять, какие этапы для какой группы еще не завершены.

Иногда приходится отслеживать информацию в режиме «проект за проектом». В этом случае я объединяю несколько колонок и записываю данные прямо на разлинованном листе. Так как у каждой группы свое еженедельное расписание, я создаю колонку с заголовком «Время встречи» и просто записываю время в соответствующей строке.