E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Электронная почта – всего лишь один из многих отвлекающих моментов, с которыми мы сталкиваемся. Существуют и многие другие – Twitter, Facebook, Instagram, Slack, – а каким-то еще только предстоит появиться. Но электронная почта, наверное, лучший из существующих сегодня тестов, чтобы проверить нашу способность управлять своим вниманием, не позволяя отвлекаться попусту и направляя на серьезную, действительно важную работу. Подчинив себе электронную почту, вы далеко продвинетесь по пути решения экзистенциальной технологической проблемы в эру интернета – преодоление отвлечения с его многочисленными негативными последствиями.

Шпаргалки Рецепты решения самых распространенных проблем с электронной почтой

Шаблоны повседневных писем

Подпись под электронным письмом 163

Сообщение об отсутствии на рабочем месте 165

Заслон непродуктивному мозговому штурму 167

Избавление от раздражающих рассылок 169

Обсуждение продуктивного совещания 171

Обращение с просьбой к начальнику 173

Как договориться о встрече с человеком, которым вы восхищаетесь 175

Восстановление старых контактов 177

Электронное письмо с благодарностью 179

Особые случаи

Предложение незнакомому человеку 181

Переговоры об оплате 184

Переговоры о своем гонораре 188

Как потребовать оплату с клиента 191

Критические замечания 195

Ответ разгневанному клиенту 198

Отклонение просьбы или предложения 201

Как отклонить просьбу о встрече или рекомендации 204

Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту 206

Шаблоны повседневных писем

Подпись под электронным письмом

Вы когда-нибудь получали письмо, в котором подпись была в 10 раз длиннее самого сообщения? Не слишком изящно. В эру мобильных устройств разумно избегать непомерно раздутых подписей под электронными письмами. Ограничьтесь необходимой информацией – должностью и контактными данными. Почтовый адрес не обязателен, его следует включать, если люди регулярно отправляют вам почтовые сообщения или посещают ваш офис. Следует избегать: вдохновляющих цитат (они утомляют после первого же обмена сообщениями), картинок или логотипов (получатель может перепутать их с вложениями), кучи рекламных ссылок на ваш веб-сайт, Twitter, Instagram, TED и т. д.

Подумайте, какое впечатление вы хотите произвести, и оставьте только то, что имеет значение. Если вы фотограф, то имеет смысл указать свой Instagram. Если вы литературный обозреватель, стоит дать ссылку на статьи и указать почтовый адрес, по которому следует присылать рукопись. Если вы составляете список рассылки, полезно указать адрес подписки на информационный бюллетень. Как сказал Генри Торо: «Упрощайте, упрощайте».

Несколько примеров:

Джоселин K. Глей

jkglei.com/newsletter

@jkglei

Том Джеймс

Директор, Startup.ly

707-543-1234

Кристин Корт

Фотожурналист

Сайт: kristincourt.com

Инстаграм: @courtie

Джим Тервел

Критик, NYRB

Звонить: 212-345-6789

Читать: nyrb.com/thirwell

Почта: 805 Broadway, NYC, 10001

Сообщение об отсутствии на рабочем месте

Ключ к эффективному сообщению об отсутствии на рабочем месте – не давать лишних обещаний. Просто сообщите людям, когда вы будете отсутствовать, когда вернетесь на рабочее место и когда прочтете их сообщение. Пример:

Привет. Я буду отсутствовать на рабочем месте с понедельника 11 ноября по пятницу 15 ноября. Во время отпуска я не смогу отвечать на электронные письма.

Я вернусь на рабочее место в понедельник 18 ноября и отвечу на ваши письма, как только смогу. Скорее всего я буду загружен работой. Заранее благодарен за терпение.

Лучше установить низкий уровень ожиданий и превысить его, чем пообещать и не сдержать слово. (Следует прояснить: это рекомендация не для жизни вообще, а только для сообщений об отсутствии на рабочем месте.) Даже если вы собираетесь проверять электронную почту во время отпуска, лучше сказать, что у вас не будет такой возможности. Тогда, лежа на пляже и думая: «Я ни за что на свете не открою свою рабочую почту», вы никого не подведете. А если вы все же решите ответить кому-нибудь, пусть это станет приятным сюрпризом.

Заслон непродуктивному мозговому штурму