E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Когда вы включены в рассылку большой группы, обсуждения «что, если» могут выходить из-под контроля, отвлекая вас от дела и засоряя почтовый ящик. Более того, все эти идеи, вероятно, потеряются в потоке слов, поскольку электронная почта меньше всего подходит для мозгового штурма. В подобном случае рекомендуется вежливо прекратить обмен идеями в данной рассылке, предложив более удобное место для мозгового штурма.

Друзья! Столько отличных идей в рассылке! Может, поговорим не в Сети, чтобы более основательно все обсудить? Как насчет встречи в этот четверг, 15. 04, в 3 часа дня?

Я собрал все высказанные идеи в Google doc: [ссылка]. Давайте выскажем там все дополнительные соображения, а затем обсудим повестку встречи.

Если вы не пользуетесь Google doc, существует множество других сервисов, которые позволяют выкладывать документы в общий доступ и всем членам группы их редактировать. Так вы можете следить за идеями всех участников форума, не забивая мусором почтовые ящики других.

Избавление от раздражающих рассылок

Бывает, что вы вовлекаетесь в почтовую рассылку, которая становится неинтересной. Вам нечего добавить, а письма продолжают приходить. Есть несколько приемов, помогающих преодолеть это затруднение. Если среди участников переписки у вас нет хороших знакомых, вы должны попросить группу удалить вас из рассылки. Самый изящный способ – сообщить, что вы чувствуете себя лишним в той серьезной дискуссии, которую ведут остальные:

Похоже, парни, вы уверенно держите дискуссию под контролем! Переведите меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», чтобы я мог откланяться.

Однако если в дискуссии участвует близкий друг или коллега, вы можете ответить только ему, попросив перевести в статус «скрытая копия» и честно объяснив ситуацию:

Шон, переведи меня, пожалуйста, в статус «скрытая копия», когда будешь отвечать. Я пытаюсь избавиться от мусора, заполнившего мой почтовый ящик на этой неделе.

По возможности направляйте просьбу об удалении из рассылки одному человеку – вероятность, что ее выполнят, увеличится. Тем не менее, если оба этих метода не подходят, на помощь придет третий.

Пользователи Gmail в меню входящих сообщений в разделе «more» могут найти волшебную опцию «mute». Когда вы нажимаете эту кнопку, все дальнейшие сообщения рассылки отправляются в архив, минуя ящик «Входящие». Если вы затем хотите просмотреть рассылку, ее можно найти на «is: muted». Эта функция также помогает скрыть форумы, которые слишком разрослись, и автоматические рассылки, засоряющие ящик входящих сообщений.

Обсуждение продуктивного совещания

Большинство неудачных совещаний становятся таковыми уже после их окончания. Вы собираетесь вместе, обсуждаете потрясающие идеи, но затем никто ничего не предпринимает и все заканчивается ничем. Если вы действительно заинтересованы в результате и хотите прослыть профессионалом, возьмите на себя труд в течение 24 часов после совещания составить краткий список последующих действий. Включите в свое сообщение согласованные сроки, начинайте каждый пункт с глагола в активной форме и распределите задачи по исполнителям.

Вот пример резюме после рабочего совещания:

Привет. Отлично поработали вчера вечером! Вот что все мы должны сделать к пятнице, 13.06.

Дэйв:

– Исправить ошибку в шаблоне рассылки почты.

Кент:

– Разработать новый дизайн информационного бюллетеня для мобильных телефонов.

– В четверг вечером отправить тестовые сообщения всей команде.

Эмили:

– Закончить разработку строки «Тема» электронного письма.

– Соединить все списки электронной почты, как обсуждалось.

Также бывает полезно подвести итог неформальной встречи, если это уместно:

Привет, Карла. С удовольствием сегодня с тобой поболтала!

Вот статья, которую я упоминала, о том, как страдает разговор, когда на столе лежит сотовый телефон: [ссылка].