Эффективность на работе

Глава 7 План действий на случай большой загруженности [14] Питер Брегман

Всем нам знакома ситуация, когда дел накопилось столько, что справиться с ними невозможно. И уж тем более нереально все успеть сделать вовремя. В настоящий момент мой список дел просто чрезмерный.

Два дня я пытался работать, но так ничего и не сделал. Только за что-то возьмусь, как отвлекаюсь на интернет. Или на телефонный звонок. Или на очередное письмо в электронном ящике. Сейчас, когда нужна максимальная производительность, у меня опускаются руки и я становлюсь как никогда неэффективным.

А ведь все должно происходить совсем наоборот: если дел много, производительность должна повышаться, чтобы можно было все успеть. Иногда бывает и так, но зачастую внимание распыляется на множество задач, ты не знаешь, с чего начать, и в результате так и не начинаешь.

В следующий раз, столкнувшись с подобной проблемой, попробуйте такой подход.

1. Запишите все, что нужно сделать, на листе бумаги. Не используйте для этого новые технологии. Почему? Не знаю, как это работает, но написанный на бумаге план и последующее вычеркивание выполненных пунктов играют роль стимула.

2. За первые 15 минут постарайтесь выполнить как можно больше самых простых заданий из своего списка. Сделайте короткие телефонные звонки. Отправьте небольшие письма по электронной почте. Не обращайте внимания на степень важности задач. Вы продвигаетесь вперед. Цель этого метода – вычеркнуть из списка как можно больше пунктов за кратчайший промежуток времени. Чтобы сохранить концентрацию внимания, включите таймер.

3. Следующие 35 минут посвятите работе над самым сложным заданием. Не отвлекайтесь. Отключите телефон. Закройте все ненужные приложения и выберите из списка ту задачу, которая внушает вам страх, повергает в стресс и при этом считается самой приоритетной. Затем работайте над ней, и только над ней, ни в чем не сомневаясь и ни на что не обращая внимания, на протяжении 35 минут.

4. Сделайте десятиминутный перерыв и повторите цикл. После 35 минут сосредоточенной работы снова отдохните. Затем повторите часовой цикл, начиная с 15 минут быстрых действий.

«Тридцать лет назад, – пишет Энн Ламотт в своей книге Bird by Bird («Птица за птицей»), – мой старший брат, которому тогда было десять лет, пытался написать реферат о птицах. Хотя на подготовку отводилось три месяца, он так ничего и не сделал.

Сдавать работу нужно было на следующий день. Мы всей семьей находились в нашем загородном доме в Болинасе. Брат сидел за кухонным столом, заваленным кипами бумаг, карандашами и горами книг о птицах. Он был буквально парализован огромным объемом предстоящей работы и, казалось, вот-вот разрыдается. К нему подсел отец и, положив руку на плечо, сказал: «Птица за птицей, сынок. Просто делай так: птица за птицей».

И больше ничего. Птица за птицей, начиная с самых простых. Это позволит вам почувствовать свой успех и, переходя к сложным заданиям, набрать темп и снизить уровень стресса. Все строго по времени.

Работать в четко ограниченных временных рамках крайне важно, поскольку в погоне за временем сохраняется концентрация. Когда стресс носит неопределенный характер, с ним сложно справиться. Срочность усиливает психологическое давление, но при этом вы четко и определенно концентрируетесь на решении одной конкретной задачи. Конечно, повышается положительный, мотивирующий стресс, но страх и замешательство уходят. Пропадает ощущение излишней загруженности, и вы снова можете двигаться вперед.

Я заметил, что хотя и заставляю себя усердно работать минимум 35 минут, никогда не останавливаюсь по истечении этого времени. Я ведь на полпути к выполнению задания и уже втянулся в работу. Впрочем, хотя иногда очень хочется, я стараюсь не превышать пятнадцатиминутный лимит на простую, быструю работу. Как только выходит время, я останавливаюсь и сразу же переключаюсь на решение сложной задачи.

Возможно, такой метод действует просто потому, что он в диковинку и, как и все новое, например новая диета, обеспечивает меня определенной мотивацией. Я не прекращу его использовать до тех пор, пока в нем не пропадет необходимость или пока он не перестанет работать.

Нахожусь ли я по-прежнему в состоянии стресса? Конечно. Но перегружен ли я? Гораздо меньше. Потому что я вычеркиваю пункты в своем списке дел и продвигаюсь вперед в достижении не только простых, но и сложных целей. Птица за птицей.