Эффективность на работе

• Обрабатывайте письма партиями. Большинство из нас проверяют почту в течение всего дня, уделяя внимание срочным уведомлениям и игнорируя остальные. Это способствует накапливанию непросмотренных сообщений в папке «Входящие». Вместо того чтобы заглядывать в почту после каждого звукового оповещения о новом письме, разбирайте их через какое-то определенное время. Можно полностью закрыть почтовую программу или настроить ее таким образом, чтобы ваш телефон проверял поступление сообщений каждые несколько часов. Затем, когда у вас появится время, или в перерыве между делами займитесь проверкой новых сообщений. Александра Сэмюэль, соучредитель компании Social Signal, рекомендует установить конкретное время для обработки электронной почты, например с восьми до десяти утра и с четырех до шести вечера. Следует известить корреспондентов и коллег о вашем графике проверки почты письмом или заметкой в блоге (если необходимо, согласуйте этот вопрос с начальником.) Безусловно, в срочных случаях люди могут позвонить вам, но не прибегайте к данному методу постоянно. Вы ведь не хотите, чтобы на вас обрушился шквал телефонных звонков?

• Используйте правило «двух минут». Поскольку вы проверяете почту партиями, отвечайте на любые сообщения, работа с которыми занимает менее двух минут. Не тяните с ответом и не оставляйте их во входящей почте как прочитанные в надежде вернуться к ним позже. Более того, не стоит перемещать их в папку «На контроле». Разбирайтесь с ними сразу же. Для того чтобы придерживаться правила «двух минут», старайтесь отвечать на все письма тремя предложениями или еще короче, советует Дэйв Керпен, исполнительный директор Likeable Media. Если требуется больше времени, нужно не писать, а звонить корреспонденту. Предложите вашей команде или отделу провести такой групповой эксперимент, и вы тотчас заметите, сколько времени экономится на обработке почты.

• Долой функцию «Ответить всем». Керпен также рекомендует для общения с коллегами пользоваться внутренней социальной сетью, которая способствует более тесному сотрудничеству и избавляет от устрашающих цепочек связи, образующихся при применении функции «Ответить всем». Попробуйте создать приватную закрытую группу в Facebook либо освойте такие специальные инструменты, как Jive и Yammer, которые позволяют организациям открыть приватную платформу в виде социальной сети. Jive отлично подойдет для крупных компаний, а Yammer удобно использовать в разных отделах или мелких организациях. Получайте ответ немедленно, практически не отрываясь от работы.

• Остановите рассылку сообщений. Сэмюэль отмечает, что основной причиной загрузки электронной почты служит широко распространенная привычка отвечать на каждое письмо, даже если оно содержит лишь слово «Хорошо» или «Спасибо». Не нужно этого делать.

Более подробно о контроле над электронным ящиком рассказывается в главе 25 «Восемь способов борьбы с переполненным электронным ящиком».

Глава 25 Восемь способов борьбы с переполненным электронным ящиком Александра Сэмюэль

Если вы уже перепробовали все основные способы структурирования электронной почты, но ваш ящик по-прежнему постоянно битком набит сообщениями, воспользуйтесь восемью проверенными на практике советами, которые приведены ниже. Они варьируются от разумных до радикальных. Попробуйте воспользоваться каждым из них или несколькими сразу, но заставьте себя покинуть зону комфорта. Возможно, самые немыслимые на первый взгляд тактики помогут вам открыть новые пути для более эффективной работы с электронной почтой. Если правилами компании предусмотрено мгновенно отвечать на каждое сообщение, отправьте письмо коллегам и регулярным корреспондентам, чтобы оповестить их о своем эксперименте. Так вы избежите недовольства с их стороны при использовании некоторых радикальных способов.

1. Исключите обязательные ответы. Настройте автоответчик. Тогда все корреспонденты будут знать, что вы отвечаете на письма выборочно в зависимости от наличия доступа к интернету и степени важности сообщения. Кроме того, дайте понять, что не ожидаете ответа на все отсылаемые по электронной почте вопросы. Вот один из вариантов.