Эффективность на работе

8. Отдохните от электронной почты. Попробуйте взять «отпуск» и не пользуйтесь ею две недели, шесть месяцев или дольше. Но прежде чем взять паузу, настройте автоответчик, чтобы по возвращении вас не ждала переполненная папка входящих писем. Оставьте на нем сообщение:

Спасибо за письмо. Я решил отдохнуть от электронной почты до Нового года. Присланное вами письмо было доставлено, так что оно не потеряется, но было бы здорово, если бы вы снова написали мне 4 января или позже. Если вам необходимо срочно связаться со мной, я буду доступен в Twitter или по мобильному телефону.

9. Настройте электронную почту таким образом, чтобы все входящие письма попадали в папку под названием «Отпуск». Вернувшись, просмотрите все по-настоящему важные сообщения, которые вы, возможно, пропустили, и игнорируйте остальные. Если кто-то действительно хочет связаться с вами, он напишет еще раз.

10. Ответьте на все вопросы по электронной почте. Если невозможность ответить на электронные письма заставляет вас нервничать, значит, пришло время заняться почтой. В течение двух недель посвящайте каждое утро ее обработке. (Если трех часов недостаточно, выделите на это больше времени.) Отметьте, повышает ли вашу эффективность склонность отвечать максимально полно. Это поможет вам принять некоторые сознательные решения о том, как лучше распределять свое время и сортировать электронную почту.

11. Откажитесь от электронной почты. Чтобы полностью разгрузить папку с входящими письмами, просто не пользуйтесь почтой. Да, вы действительно можете это сделать, особенно если комфортно себя чувствуете в социальных сетях. Создайте блог, размещайте там отчеты о последних событиях в компании, вместо того чтобы рассылать эту же информацию по электронной почте большому количеству получателей. Общайтесь с проектными командами с помощью Basecamp или другого средства управления проектами. Распространяйте проекты через Google Docs, используйте Skype для быстрой беседы, заменяющей обмен четырнадцатью сообщениями. Для отправки конфиденциальных посланий применяйте Twitter или SMS. Удалите адрес своей электронной почты с визитки и сайта, а также рекомендуйте всем, кому необходимо связаться с вами, звонить по телефону.

Часть VIII Придерживайтесь новой методики

Глава 26 Поддерживайте производительность системы Александра Сэмюэль

Производительность системы подобна религиозному мировоззрению: она работает до тех пор, пока вы в нее верите. Малейший намек на скептицизм относительно необходимой дисциплины, обещанных наград или потенциального превосходства других идеологий, и тут же возникает угроза возникновения неполадок.

Если вы держите свою систему в стадии разработки, то сможете контролировать угрозу. Вот несколько советов для поддержания производительности.

• Сосредоточьтесь на конечном результате. Многие методики производительности настолько сфокусированы на отдельных процедурах, что ревностное поддержание порядка в папках, сортировка контактов или приобретение ячеек для хранения заставляет забыть о преимуществах их применения, которые мотивировали вас изначально. Помните, что система подобна фальшивому богу: не придерживайтесь ее только потому, что купили книгу или программное обеспечение. Если эффективно работать и укладываться в сроки, у вас не будет необходимости постоянно составлять подробные списки задач.

• Создавайте мини-задачи. Принимая новую религию производительности, относитесь ко всем ее второстепенным ритуалам так же серьезно, как и к основным. Иногда малые обязательства приводят к большим результатам. Например, сегодня, спустя два года после того, как я поставила себе цель свести количество входящих писем к нулю, я уже не очищаю папку «Входящие» каждый день. Но управлять электронной почтой мне по-прежнему просто благодаря различным фильтрам, первоначально созданным мной для уменьшения количества писем.