Эффективность на работе

Тема: Ограничение на электронные письма означает, что я не могу ответить на полученное сообщение

Спасибо за Ваше сообщение. Я экспериментирую с новым подходом к электронной почте: реже отсылаю письма и реже отвечаю на них. Я по-прежнему регулярно проверяю почтовый ящик, так что, если вы не получите ответ в течение 72 часов, знайте, что я ознакомился с ним и сохранил его. Такой подход поможет мне сосредоточиться на приоритетных задачах. Спасибо за понимание.

2. Чтобы смягчить резкость сообщения, добавьте внизу несколько строк с пояснениями и контактной информацией. Я, например, подписываюсь так:

Александра Сэмюэль, доктор наук, директор интерактивного медиацентра Social + в Университете Эмили Карр

alex@alexandrasamuel.com

Twitter: @awsamuel

Присоединяйтесь к борьбе с перегруженностью электронной почты.

Сфокусируйтесь на своих приоритетах. Не получив от вас ответа, я не обижусь.

Простите, если не отвечу: я тоже пытаюсь сосредоточиться.

Если необходимо, свяжитесь со мной в Twitter или посредством SMS.

3. Установите лимит сообщений. Ограничьте количество исходящих писем в ежедневно создаваемой цепочке. Как правило, один вопрос, отправленный по электронной почте, генерирует 4–10 ответов, так что вы создаете себе дополнительную работу, отсылая каждое сообщение. Отправляйте меньше, и будете получать меньше. Определите некое количество входящих сообщений, подлежащих рассмотрению, и пусть оно станет вашей дневной нормой. Используйте фильтры в настройках электронной почты для сортировки входящих писем и сохраняйте наиболее важные из них. Остальные пусть автоматически отправляются в альтернативные папки. Меняйте правила работы с почтовым ящиком до тех пор, пока количество ежедневных входящих писем не сократится до установленного вами лимита. Например, я автоматизировала отправку входящих электронных писем в различные папки: внутренняя почта, пересылаемые сообщения, уведомления социальных сетей и многое другое. Мои коллеги знают, что любое письмо с пометкой «Срочно!» по-прежнему попадает непосредственно в папку «Входящие». Вы можете настроить электронную почту так, что сообщения от вашего начальника будут помечаться как особо важные или выделяться каким-нибудь цветом. Добейтесь сокращения потока входящих сообщений до приемлемого уровня и убедитесь, что электронные письма от текущих или потенциальных клиентов не потонут в море спама.

4. Отвечайте на письма по телефону. Вы можете избавиться от необходимости писать сообщения, заменив их быстрым звонком. Пятиминутный разговор о важном проекте гораздо эффективнее, чем длительное эпистолярное обсуждение.

5. Благодарите людей лично или по телефону, даже если придется оставить голосовое сообщение. (Однако благодарность за выполненную работу следует отправлять по электронной почте, чтобы получатель мог использовать письмо в качестве рекомендации.) Самое главное – не отвечать письмом на разозлившее или обидевшее вас сообщение. Поговорите с его отправителем по телефону или лично при встрече, поскольку обмен электронными письмами способствует раздуванию обиды.

6. Не копируйте письма. Не отправляйте и не читайте сообщения из пересылки, а также не отвечайте на них. Анил Даш, специалист в области ведения блогов, считает, что, если кто-то отвечает на электронное письмо скопированным сообщением, он как будто говорит: «Это достаточно важно для меня, чтобы прерваться и ответить, но не настолько, чтобы непосредственно обратиться к вам». Если отправляемое сообщение требует внимания получателя, включите его имя в поле «Кому». Объясните коллегам, что если они хотят получить от вас ответ, то должны адресовать письмо непосредственно вам.

7. Не отправляйте сообщений по телефону! Если у вас есть несколько минут между встречами или в ожидании самолета, не стоит использовать это время, чтобы ответить на электронные письма, набирая их на крошечной клавиатуре мобильного телефона. Вы можете допустить опечатку или отправить опрометчивый ответ. Дождитесь возвращения за рабочий стол, к ноутбуку или планшету, где можно составить лучший ответ за меньшее время.