Экономь налоги в коронакризис

4. Разделите бухгалтерский и управленческий учет. И поручите их вести разным людям. В идеале бухгалтерским учетом должна заниматься бухгалтерия, а управленческим – экономический отдел. К тому же можно нанять еще и аудитора, который будет сверять деятельность как тех, так и других. Но даже если вы не можете выделить отдельную должность под аудитора, всегда можно прибегнуть к услугам аудиторских контор.

5. Доступ к базе бухгалтерского учета должен быть только у программиста. Бухгалтеры должны иметь доступ исключительно на введение информации. А базу данных следует хранить на сервере с ограниченным доступом. Необходимо четко разграничить права доступа на внесение, редактирование, удаление информации, в учетной системе должны быть заведены пользователи со своими логинами и паролями.

В итоге это позволит провести расследование по логам программы, кто и какие документы вносил и какие документы изменял и удалял.

Как эффективно проконтролировать работу бухгалтера: дополнительные способы

1. Необходимо сформировать в учетной системе оборотно-сальдовую ведомость именно за тот промежуток времени, за который была сдана крайняя отчетность (к примеру, отчет за квартал, шесть месяцев и так далее). Не упускайте из внимания тот факт, что могут высветиться красные цифры. Данный факт означает, что в расчетах производились ошибки различного происхождения. В этом вам может помочь штатный программист или экономист, если вы не хотите, чтобы о вашей проверке узнал ваш бухгалтер.

2. Обращайте внимание, не допущено ли каких-либо ошибок в заполнении счетов-фактур. Данный документ должен иметь подпись как директора, так и главного бухгалтера. Допускается наличие подписи другими работниками организации (например, поставщиком, у которого есть на это доверенность). В случае упущения ошибок возникнет в корне неверное заполнение счета. Неправильный счет-фактура – невозможность вычета НДС.

3. Посоветуйтесь с бухгалтером, есть ли в наличии определенные документы, которые направлены на поставщиков. Если они есть, это будет являться главным плюсом для вас. Вы, в случае чего, можете защитить себя. Если документов нет, это сигнал задуматься о квалификации вашего главного бухгалтера. На каждую такую компанию нужно будет наличие документов, список которых указан ниже:

• учредительные документы, имеющие печать, подпись.

• письма из органов регистрации;

• паспорт, принадлежащий директору;

• выписка из ЕГРЮЛ.

4. Поставьте задачу главному бухгалтеру, чтобы она или он каждый месяц производил сверку с покупателями и поставщиками. Когда подписываете акты сверки, обращайте внимание на наличие каких-либо расхождений в цифрах и требуйте пояснения от главного бухгалтера. Не допускайте проверку данных только одним человеком, так как человеческий фактор никто не отменял.

5. Немаловажной процедурой является и сверка с бюджетом по налогам. К ней нужно отнестись ответственно. Большие долги по налогам говорят о том, что скоро счет организации будет арестован налоговой инспекцией – со всеми вытекающими последствиями. Переплата налогов говорит о том, что средства компании используются неэффективно и не участвуют в обороте, не приносят прибыли.

6. Хорошим плюсом будет, если у вас есть навык работы в программе 1С. Это вам поможет быстро разобраться в ситуации с бухгалтерским учетом. Чтобы выявить недочеты, нужно зайти в раздел, который называется «Отчеты», и выбрать пункт «Технологический анализ бухгалтерского учета». Программа самостоятельно выявит все технические недочеты, которые вы можете предъявить главному бухгалтеру, а он должен будет их все пояснить и устранить. Программа 1С сообщит о том, где находятся ошибки. Например, остатки «в минус», возникшие в кассе на расчетном счету, неправильно выбранные договора и субконто.

7. Если прибегать к привлечению других компаний, то можно повысить безопасность, проводя инициативный аудит. Это позволит понять состояние бухгалтерского учета в вашей компании и даст понимание квалификации вашего главного бухгалтера. Идеально, если вы как руководитель уделите время и свое внимание тому, как рассчитываются налоги, как ведется учет.

Возможно, вам следует пройти какие-то онлайн-курсы для руководителей по финансам и бухгалтерии. Так как бухгалтерия – это частичка безопасности вашего бизнеса. Если вы будете систематически уделять время проверке бухгалтерии и пользоваться вышеприведенными методами, то у главного бухгалтера не возникнет даже мысли увести ваши деньги «налево». Так как это будет крайне рискованно и сразу обнаружится.

Что делать предпринимателям на ЕНВД после его отмены